자산 관리와 재고 관리: 어디가 다른가?
「재고」와 「자산」을 같은 뜻인 것처럼 쓰고, 그러다 한쪽을 위해 만들어진 도구가 다른 한쪽에서 잘 작동하지 않으면, 짜증이 나게 됩니다. 이 둘은 정말로 별개의 것이고, 각각에 엮인 물음도 다릅니다. 양쪽을 구별할 수 있게 되면, 무엇을(그리고 어떻게) 관리할지를 정하는 일이 훨씬 수월해집니다.
재고: 다 써서 다시 발주하는 스톡
재고는 소모품 스톡입니다. 사서, 다 쓰고, 그리고 다시 발주합니다. 당신이 신경 쓰는 것은 수량입니다. 지금 얼마나 많은 상자의 나사, 릴의 필라멘트, 봉지의 커피 원두가 선반에 있고, 어느 시점에 더 사야 하는가. 재고에서의 결정적인 물음은 「앞으로 얼마나 남아 있고, 언제 다시 발주하는가」입니다. 그렇기 때문에 스톡에게 발주점이 그토록 중요한 것입니다.
자산: 소유하고 재사용하는 장비
자산은 소유하고 되풀이해서 쓰는 수명이 긴 것입니다. 공구, 노트북, AV 장비, 실험·시험 기기, 카메라, 사다리 등. 이것들을 수량으로 세지는 않습니다. 빌려주고 돌려받는 개별 유닛으로 관리합니다. 자산에서의 결정적인 물음은 「앞으로 몇 개 있는가」가 아니라, 「그 1개는 어디에 있고, 지금 누가 가지고 있는가」입니다.
무엇이 바뀌고, 왜 그것이 중요한가
이 두 물음은, 두 개의 서로 다른 작업으로 이어집니다.
- 재고:수량으로 세어지고, 시간이 지나며 소비되며, 당신이 취하는 행동은 무언가를 떨어뜨리기 전에 다시 발주하는 것입니다.
- 자산:개별 유닛으로 세어지고, 몇 년이나 보유되며, 당신이 취하는 행동은, 사라지지 않도록 찾아서 되찾는 것입니다.
둘을 혼동하면 이상한 결과가 됩니다. 2,000달러짜리 3D 프린터에 발주점을 설정하는 것은 말이 되지 않고, 나사 한 개를 「불출」하려는 것은, 그저 헛수고입니다.
둘 다 필요해질 때
현실의 작업 공간은 대부분, 둘이 나란히 붙어 있습니다. 공방에는 소모품 (필라멘트, 고정구, 접착제)도 자산(3D 프린터, 드릴, 납땜 스테이션)도 있습니다. 이는 거의 어디에나 들어맞습니다.
- 기능공:나사와 실링재(재고)에 더해 드릴과 발전기 (자산). 건설 팀을 위한 공구 관리를 확인해 보세요.
- 메이커스페이스:필라멘트와 재료 스톡에 더해 프린터와 기계. 메이커스페이스의 재고를 확인해 보세요.
- 학교나 교회:교실과 공작 재료에 더해 노트북, 프로젝터, AV 장비.
- 이벤트·AV 팀:가퍼 테이프와 배터리에 더해 카메라, 조명, 믹서.
- 소규모 IT 팀:케이블과 예비 드라이브에 더해, 직원에게 대여하는 노트북과 모니터.
실무에서 자산을 관리하는 방법
별도의 시스템은 필요 없습니다. 자산을 잘 관리한다는 것은, 3가지 단순한 습관으로 집약됩니다.
- 각 자산에, 몇 초 만에 스캔할 수 있도록, 그것 전용의 수명이 긴 QR 라벨을 부여하세요.
- 그 소재지를 기록해, 늘 어디에 있는지 알 수 있도록 하세요. 여러 거점을 확인해 보세요.
- 빌려주고 돌려받음으로써, 늘 누가 가지고 있고 어디로 갔는지 알 수 있습니다. 또, 직접 라벨을 인쇄하는 것도 간단합니다. QR 코드로 품목에 라벨 붙이기를 확인해 보세요.
- 시리얼 번호, 보증 기간, 최종 유지보수 일자를 사용자 지정 필드로 기록해, 각 자산을 개별적으로 추적할 수 있게 하세요.
- 여러 개 보유하고 있는 장비에 대해서는, 그 품목을 유닛 단위 관리로 전환해, 각 자산이 상태와 기록된 이력을 가진 고유한 레코드가 되도록 하세요. 수량 속의 한 줄이 아니라.
거점과 팀 접근을 활용하기
재고 때와 완전히 똑같이, 각 현장, 각 차량, 각 방을 고유한 거점으로 다루세요. 그리고 알맞은 사람에게 팀 접근을 주어, 자산 업데이트가 한 사람만의 병목이 아니라, 모두의 일이 되도록 하세요. 현장 감독, 실험실 기술자, AV 담당자 모두가 장비를 스캔해서 재할당할 수 있으면, 누군가가 쫓아다니지 않아도 레코드는 최신 상태로 유지됩니다.