이중 입력 없이 재고와 회계를 연결하기
재고 시스템과 회계 소프트웨어는 둘 다 당신의 제품에 대해 파악하고 싶어 합니다. 그리고 많은 소규모 기업에게 양쪽을 발맞춰 유지한다는 것은, 모든 것을 두 번 입력한다는 뜻이 됩니다. 여기서 품목을 만들면, QuickBooks나 Xero에서 다시 한 번 만들게 됩니다. 이는 느리고, 점차 어긋나며, 그리고 다시 입력할 때마다 가격을 잘못 치는 기회가 생깁니다. 더 나은 표준 방식이 있습니다. 한쪽에서 내보내고, 다른 쪽으로 가져오는 것입니다.
왜 양방향 실시간 동기화가 아닌가?
실시간 연동은 이상적으로 들리지만, 실제 비용을 수반합니다. 계정 연결, 권한 부여, 토큰 유지, 그리고 자동 동기화가 당신이 예상하지 못한 것을 원장에 밀어 넣었을 때 그것을 풀어내는 작업입니다. 많은 기업에게 이는 작업이 요구하는 것 이상의 장치입니다. 깔끔하고 가져오기 좋은 내보내기는, 제품을 다시 입력하지 않고 회계로 옮김으로써, 언제 어떻게 데이터가 도착하는지를 온전히 스스로 관리하면서도 이점의 대부분을 가져다줍니다.
좋은 내보내기에 실제로 담기는 것
요령은, 먼저 스프레드시트에서 손으로 하는 작업을 요구하는 것이 아니라, 회계 도구 자체의 가져오기 템플릿에 파일을 맞춰서, 그대로 깔끔하게 가져와지도록 하는 것입니다:
- QuickBooks Online은 제품 및 서비스 레이아웃을 기대합니다. 제품명, SKU, 판매 가격, 이용 가능 수량, 발주점입니다. 이 열들을 대응시키면 가져오기는 저절로 작동합니다.
- Xero는 각 행에 고유한 품목 코드를 가진 재고 품목을 기대합니다. 좋은 내보내기는 그 코드를 당신을 위해 생성합니다. 품목의 바코드가 있으면 거기서, 없으면 그 이름에서 만들기 때문에, Xero가 중복을 이유로 파일을 거부하는 일이 없습니다.
계정 과목 할당, 즉 각 품목이 어느 수익·비용 계정에 계상되는지는, 회계 도구의 가져오기 절차 안에 머무릅니다. 그곳이 그것이 있어야 할 자리입니다. 이렇게 해서 회계상의 판단은 회계 담당자의 손에 남습니다.
얻게 되는 것
실제로 재고를 관리하는 시스템에서, 카탈로그를 한 번만 정리합니다. 그리고 당신의 일정에 맞춰 회계로 옮깁니다. 데이터 이중 입력도 없고, 지켜봐야 할 연동도 없으며, 매번 깔끔한 서류 흔적이 남습니다. 제품 목록이 바뀌면, 다시 한 번 내보냅니다. 이는 매달 몇 시간을, 그리고 매년 몇 건의 전기 오류를 줄여주는, 수수한 다리 역할입니다.