把库存与你的会计软件打通，无需重复录入
你的库存系统和会计软件都想知道你的产品信息，而对大多数小企业来说，让两者保持同步就意味着 把每样东西都录两遍。在这里建了一个商品，就得在QuickBooks或Xero里再建一遍。这很慢，还会逐渐脱节， 而且每一次重新录入都是一次把价格打错的机会。有一种更好的默认做法： 从一个系统导出，再导入到另一个系统。
为什么不用双向实时同步？
实时集成听起来很理想，但它有实实在在的代价：连接账户、授予权限、 维持令牌有效，以及当一次自动同步把某些你没料到的东西推进你的总账时，还要把它们理清楚。对许多企业而言， 这比这项任务所需要的机制要复杂得多。一份 干净、可直接导入的导出文件 能带给你大部分的好处：把产品搬进你的会计软件而无需重新录入，同时 你仍完全掌控数据何时以及如何到达。
一份好的导出文件实际上包含什么
窍门在于让文件贴合会计工具自身的导入模板，这样它就能干净地 导入，而不是先要求你在电子表格里折腾一番：
- QuickBooks Online 需要一种用于产品和服务的布局：产品名称、SKU、销售价格、在手数量、再订货点。把这些列对应好，导入就会自行完成。
- Xero 需要库存项目，且每一行都带有一个唯一的商品编码。一份好的导出文件会为你生成这个编码，如果商品有条码就取自条码，否则取自商品名称，这样Xero就永远不会因为重复而拒绝这份文件。
科目对应，也就是每件商品记入哪个收入或费用科目，仍留在你会计工具的 导入步骤之内，那本就是它该待的地方。这样会计决策依然交由 会计人员来做。
收益
在你真正管理库存的那个系统里，把目录设置好一次，再按你自己的时间安排 把它搬进会计软件。没有重复的数据录入，没有需要盯着的连接，而且每一次都留下一份干净的书面记录。 当你的产品清单发生变化时，就重新导出一次。这是一座毫不起眼的桥梁，每个月能省下 几个小时，每年能省下几处转录错误。