재고 부족 경고에서 발주로: 고리를 닫다
재발주점은 무엇을 사야 할지를 알려 줍니다. 그것은 일의 절반입니다. 나머지 절반, 즉 누구에게서 사는가, 그리고 실제로 발주를 넣는 일이야말로 가장 많은 시간이 사라지고 가장 많은 실수가 끼어드는 부분입니다. 이 고리를 경고에서 발주를 넣는 지점까지 닫는 일이야말로 그럴듯한 재고 목록과, 당신을 정말로 떨어지지 않게 계속 공급해 주는 시스템을 갈라놓는 것입니다.
공급처는 단순한 이름 그 이상
많은 도구가 공급처를 발주할 때마다 다시 입력하는 자유 텍스트 칸으로 취급합니다. 그것은 작은 성가심이지만 쌓이고 쌓입니다. 이름의 철자 오류, 연락처 이메일을 한곳에 모아 두는 보관소의 부재, 각 공급처의 납품에 걸리는 기간의 기록 부재. 공급처를 담당자, 이메일, 전화번호, 그리고 통상 납기를 갖춘 진짜 레코드로 격상하면 한 번만 설정해 두면 어디서든 다시 쓸 수 있습니다. 그리고 그것은 다음 단계도 가능하게 합니다. 사야 할 것을 살 상대인 공급처별로 묶는 일입니다.
서류 작업은 시스템이 초안을 쓰게 하라
여기, 잘 구현된 고리를 소개합니다. 각 물품에는 재발주점, 발주 수량, 그리고 우선 공급처가 있습니다. 재고에 이미 발주한 분량을 더한 수가 재발주점까지 떨어지면 그 물품에 표시가 붙습니다. 클릭 한 번으로 표시가 붙은 모든 물품이 공급처마다 한 건씩의 발주서 초안으로 바뀌고, 제안된 수량이 미리 입력되어 있습니다. 당신은 각 초안을 확인하고 필요하면 조정한 뒤 전송합니다.
두 가지 세부 사항이 이것을 마법이 아니라 믿을 수 있는 것으로 만듭니다.
- 이미 발주한 것을 고려합니다. 지난주에 재발주한 물품은 재고가 아직 적다는 이유만으로 다시 제안되는 일이 없습니다. 입고 예정 수량이 계산에 반영됩니다.
- 초안은 진짜 발주서입니다. 수동으로 넣은 어떤 발주서와도 같은 생애 주기를 밟으므로, 입고, 즉 재고를 발주 중에서 재고 있음으로 옮기는 작업도 당신의 팀이 이미 아는 그대로 작동합니다.
왜 자동화할 가치가 있는가
어림짐작으로 사는 일이야말로 운전 자금이 조용히 새어 나가는 곳입니다. 재발주가 너무 늦으면 재고 부족에 빠져 매출을 잃고, 재발주가 너무 이르거나 너무 많으면 돈이 선반에서 잠듭니다. 모든 물품에 적용되고 클릭 한 번으로 발주서로 바뀌는 통일된 규칙은, 구매 담당자가 매주 손수 하지 않아도 당신을 그 둘 사이의 좁은 범위에 머물게 해 줍니다.