कम-स्टॉक अलर्ट से परचेज़ ऑर्डर तक: लूप को बंद करना
एक रीऑर्डर पॉइंट आपको बताता है कि क्या खरीदने की ज़रूरत है। यह काम का आधा हिस्सा है। बाकी आधा, किससे खरीदें और असल में ऑर्डर देना, वही है जहाँ अधिकांश समय जाता है और जहाँ अधिकांश गलतियाँ घुस आती हैं। उस लूप को, अलर्ट से रखे गए ऑर्डर तक, बंद करना ही एक करीने की स्टॉक सूची और एक ऐसी व्यवस्था के बीच का अंतर है जो वाकई आपको स्टॉक में रखती है।
एक आपूर्तिकर्ता केवल एक नाम से बढ़कर है
कई टूल आपूर्तिकर्ता को एक फ़्री-टेक्स्ट बॉक्स की तरह मानते हैं जिसे आप हर ऑर्डर पर फिर से टाइप करते हैं। यह एक छोटी झुँझलाहट है जो जमा होती जाती है: गलत वर्तनी वाले नाम, संपर्क ईमेल के लिए कोई केंद्रीय जगह नहीं, हर आपूर्तिकर्ता को आपूर्ति में कितना समय लगता है इसका कोई रिकॉर्ड नहीं। आपूर्तिकर्ताओं को एक संपर्क, ईमेल, फ़ोन और सामान्य लीड टाइम के साथ असली रिकॉर्ड में बदलने का मतलब है कि आप उन्हें एक बार सेट करते हैं और हर जगह फिर से इस्तेमाल करते हैं। यह अगला कदम भी संभव बनाता है: आपको जो खरीदना है उसे इस आधार पर समूहबद्ध करना कि आप किससे खरीदते हैं।
सिस्टम को कागज़ी काम का ड्राफ़्ट बनाने दें
यहाँ अच्छे से किया गया लूप है। हर वस्तु में एक रीऑर्डर पॉइंट, एक रीऑर्डर मात्रा और एक पसंदीदा आपूर्तिकर्ता होता है। जब स्टॉक और जो पहले से ऑर्डर पर है वह मिलकर उस पॉइंट तक गिर जाता है, तो वस्तु चिह्नित हो जाती है। एक क्लिक से, हर चिह्नित वस्तु ड्राफ़्ट परचेज़ ऑर्डर, प्रति आपूर्तिकर्ता एक में बदल जाती है, जिसमें सुझाई गई मात्राएँ पहले से भरी होती हैं। आप हर ड्राफ़्ट की समीक्षा करते हैं, कुछ भी समायोजित करते हैं, और उसे भेजते हैं।
दो विवरण इसे जादू के बजाय भरोसेमंद बनाते हैं:
- यह उसे गिनता है जो पहले से ऑर्डर पर है। पिछले सप्ताह आपने जो वस्तु रीऑर्डर की थी, वह केवल इसलिए दोबारा सुझाई नहीं जाएगी कि स्टॉक अभी भी कम है; आने वाली मात्रा गणना में शामिल है।
- ड्राफ़्ट असली ऑर्डर हैं। वे उसी जीवन-चक्र का उपयोग करते हैं जो हाथ से रखे किसी भी ऑर्डर का होता है, इसलिए उन्हें प्राप्त करना, स्टॉक को ऑन-ऑर्डर से ऑन-हैंड में ले जाना, ठीक वैसे ही काम करता है जैसा आपकी टीम पहले से जानती है।
इसे स्वचालित करना क्यों उचित है
आँख से खरीदना वही जगह है जहाँ कार्यशील पूँजी चुपचाप रिसती है। बहुत देर से रीऑर्डर करें तो आप स्टॉक-आउट हो जाते हैं और बिक्री खोते हैं; बहुत जल्दी या बहुत ज़्यादा रीऑर्डर करें तो नकदी शेल्फ़ पर बैठ जाती है। एक सुसंगत नियम, जो हर वस्तु पर लागू हो और एक क्लिक में ऑर्डर में बदल जाए, आपको उन दोनों के बीच के संकरे दायरे में रखता है, बिना किसी खरीद प्रबंधक के हर सप्ताह इसे हाथ से किए।