Śledzenie na poziomie egzemplarza: kiedy śledzić każdą rzecz osobno

Istnieje subtelna różnica między wiedzą, że masz „cztery wiertarki”, a wiedzą, że masz „Wiertarkę 01 do Wiertarki 04”. To pierwsze to liczba. To drugie to cztery realne rzeczy, które możesz nazwać, wydać, odebrać i naprawić. W przypadku wielu zapasów liczba w zupełności wystarcza. Ale w chwili, gdy ktoś zapyta „która wiertarka jest w warsztacie do naprawy?”, pojedyncza liczba nie odpowie, i właśnie tu śledzenie na poziomie egzemplarza udowadnia swoją wartość.

Ten poradnik przeprowadza przez to, czym właściwie jest śledzenie na poziomie egzemplarza, kiedy zwykłe liczenie jest właściwym wyborem, jakie są oznaki, że wyrosłeś z liczenia, i jak to działa w Simple Inventory Management krok po kroku.

Czym jest śledzenie na poziomie egzemplarza

Większość zapasów jest śledzona według ilości. Pozycja ma liczbę: 12 pudełek rękawic, 200 śrub, 4 wiertarki. Gdy jednej użyjesz, liczba spada. Gdy uzupełnisz, rośnie. Proste, szybkie i poprawne dla rzeczy, które są wymienne.

Śledzenie na poziomie egzemplarza jest inne. Zamiast pojedynczej liczby każda fizyczna rzecz staje się własnym nazwanym rekordem z własnym statusem. „4 wiertarki” stają się czterema egzemplarzami: Wiertarka 01, Wiertarka 02, Wiertarka 03 i Wiertarka 04. Każdy może nosić etykietę inwentarzową, a każdy ma status, który mówi, gdzie jest w swoim życiu w danej chwili: na stanie, w przyjęciu, w wysyłce lub uszkodzony. Pozycja nadal pokazuje liczbę, ale ta liczba jest teraz wyprowadzona z egzemplarzy pod nią.

Jeśli chcesz głębszego rozróżnienia między tym a sposobem działania numerów seryjnych, omówiliśmy je w śledzeniu serializowanym a ilościowym.

Kiedy zwykłe liczenie jest zupełnie w porządku

Nie włączaj tego z przyzwyczajenia. Liczenie jest właściwym narzędziem, gdy Twoje rzeczy są wymienne i nie zależy Ci, który konkretnie się przesuwa. Zwykłe liczenie ilości jest lepszym wyborem, gdy:

• Rzeczy są identyczne i jednorazowe, jak śruby, rękawice, rolki etykiet czy papier do drukarki.
• Kupujesz i zużywasz hurtowo i nigdy nie musisz wskazać jednego konkretnego egzemplarza.
• Nikt nie wypożycza ani nie zwraca danej rzeczy, więc nie ma pytania „kto ją ma?”.
• Śledzenie każdego pojedynczego kawałka kosztowałoby więcej czasu, niż kiedykolwiek zaoszczędzi.

Dla tych rzeczy liczenie jest szybsze w utrzymaniu i tak samo dokładne. Śledzenie na poziomie egzemplarza dodałoby tylko szumu.

Oznaki, że potrzebujesz śledzenia pojedynczych egzemplarzy

Odwrotną stroną jest zestaw pytań, na które liczenie zwyczajnie nie odpowie. Jeśli którekolwiek z nich brzmi jak Twój tydzień, prawdopodobnie wyrosłeś z liczenia:

• Musisz wiedzieć, który konkretny egzemplarz jest wypożyczony, w naprawie lub wysłany.
• Rzeczy mają realną wartość albo numer seryjny lub etykietę inwentarzową, którą warto przypisać do rekordu.
• Różne egzemplarze „tej samej” pozycji są w tym samym czasie w różnych stanach: jeden na stanie, jeden uszkodzony, jeden w drodze powrotnej.
• Wydajesz rzeczy ludziom i oczekujesz ich zwrotu, jak wypożyczalnia narzędzi czy pula sprzętu.
• Audytor, klient lub reklamacja gwarancyjna mogą poprosić o wykazanie historii jednego konkretnego egzemplarza.

Dwie częste formy to prowadzenie wypożyczalni narzędzi egzemplarz po egzemplarzu oraz szersze pytanie o śledzenie środków trwałych a śledzenie zapasów, które oba opierają się na rekordach pojedynczych egzemplarzy.

Jak to działa tutaj

W Simple Inventory Management śledzenie na poziomie egzemplarza jest przełącznikiem przy pozycji, a nie osobnym modułem, który musisz konfigurować. Oto co się dzieje, gdy z niego korzystasz.

Przestawiasz jeden przełącznik. Przy dowolnej pozycji włącz „Śledź egzemplarze pojedynczo”. To cała aktywacja. Pozycje, których nie przełączysz, działają dalej jako zwykłe liczby, więc możesz mieszać oba style w jednym katalogu.

Tworzy po jednym egzemplarzu na każdą rzecz na stanie. Gdy włączysz przełącznik, aplikacja odczytuje, ile masz aktualnie na stanie, i automatycznie tworzy za Ciebie tyle egzemplarzy. Jeśli pozycja pokazywała 4 na stanie, od razu dostajesz 4 egzemplarze do nazwania. Bez masowego wprowadzania danych na start.

Każdy egzemplarz otrzymuje nazwę, opcjonalną etykietę inwentarzową i status. Każdy egzemplarz ma nazwę (Wiertarka 01, Laptop-A7, cokolwiek pasuje do Twojego warsztatu), opcjonalną etykietę inwentarzową dla numeru seryjnego lub kodu kreskowego oraz status z czterech opcji: na stanie, w przyjęciu, w wysyłce lub uszkodzony. Gdy egzemplarz przechodzi przez realne życie, zmieniasz jego status, i ta jedna zmiana opowiada całą historię tego, gdzie się znajduje.

Sumy pozycji są wyprowadzane z egzemplarzy. Pozycja pokazuje cztery sumy: na stanie, w przyjęciu, w wysyłce i uszkodzone. Gdy egzemplarze są włączone, nie edytujesz tych sum ręcznie. Są zliczane ze statusów egzemplarzy. Oznacz egzemplarz jako uszkodzony, a suma „uszkodzone” pozycji rośnie, podczas gdy „na stanie” spada, całkiem sama z siebie.

Każda zmiana jest zapisywana w historii. Zmiana statusu każdego egzemplarza jest zapisywana w historii, więc możesz odpowiedzieć „kiedy to wyszło i kiedy wróciło?” dla dowolnego pojedynczego egzemplarza. Ten ślad sprawia, że audyty, reklamacje gwarancyjne i pytania „kto miał to ostatni” są łatwe, a nie stresujące.

Jak zacząć

Możesz włączyć to dla jednej pozycji w kilka minut:

1. Otwórz pozycję, którą chcesz śledzić na poziomie egzemplarza, i najpierw upewnij się, że jej stan jest dokładny.
2. Włącz przełącznik „Śledź egzemplarze pojedynczo”. Aplikacja tworzy po jednym egzemplarzu dla każdej rzeczy aktualnie na stanie.
3. Nadaj każdemu egzemplarzowi jasną nazwę. Krótka i spójna wygrywa z pomysłową: Wiertarka 01, Wiertarka 02 i tak dalej.
4. Dodaj etykietę inwentarzową do każdego egzemplarza, który ma numer seryjny lub kod kreskowy warty zapisania. To opcjonalne, ale zwraca się później.
5. Ustaw status każdego egzemplarza tak, by odpowiadał rzeczywistości w tej chwili: na stanie, w przyjęciu, w wysyłce lub uszkodzony.
6. Od tej pory aktualizuj status egzemplarza, gdy się przesuwa. Cztery sumy pozycji i ślad historii aktualizują się same.

Wersja skrócona

Śledź według liczby, gdy rzeczy są wymienne i zależy Ci tylko na tym, ile ich jest. Śledź na poziomie egzemplarza, gdy zależy Ci, który, gdy rzeczy noszą wartość lub etykiety i gdy różne egzemplarze tej samej pozycji żyją w różnych stanach. Przełącznik jest odwracalny i dotyczy pojedynczej pozycji, więc nie musisz decydować za cały katalog naraz. Zacznij od tej jednej pozycji, która wciąż wywołuje pytania „który to jest?”, i rośnij od niej.

---

Zacznij śledzić swój pierwszy egzemplarz