序列号追踪还是数量追踪：你的库存需要哪一种？
目录里的每一件商品背后都藏着一个无声的决定：你要追踪一个数字，还是追踪每一个实体？大多数老板从未有意识地做过这个决定。 他们沿用了表格里预设的方式，然后为此付出多年的代价。好消息是，一旦你了解背后的那两个问题，选择就很简单， 而且如果你愿意，你可以为每一件商品做出不同的决定。
追踪任何东西的两种方式
数量追踪把一件商品看作一个计数。你有 240 根扎带、18 袋咖啡或 12 台笔记本电脑，系统就存储那一个数字。 当你消耗掉一些，数字下降。当你收到更多，数字上升。这很快、成本低，对大多数消耗性库存来说恰到好处。它能回答的唯一问题是「我有多少个？」
序列号追踪（也叫单件级追踪）把每一个实体商品当作独立的记录。你有的不是「12 台笔记本电脑」， 而是笔记本 #A4417、#A4418 等等，每一台都有自己的序列号、位置、状态和历史。计数依然在，但现在它是从这些单件中推导出来的，而不是手工输入的。 这是 单件级追踪 的基础，它能回答一整套大得多的问题： 具体这一台在哪里、归谁、处于什么状态、它经历了什么。
过度追踪的代价
给所有东西都编上序列号听起来很周全，但它会悄悄拖累你的团队。想象一下给每一颗螺丝、每一根扎带、每一张咖啡滤纸都编上自己的序列号和录入流程。 没人会去做。人们会成批扫描、把计数搞乱，或者干脆放弃这套系统，你最终得到的数据比一个简单的数字给你的还要差。别给螺丝编序列号。 对于低价值、可替换的消耗品，一个简单的计数不是妥协。它就是正确答案，而且它让系统保持足够轻，让人们真的愿意用它。
追踪不足的代价
相反的错误更昂贵。把十二台单价 2.000 美元的笔记本电脑合并成一个「12」的计数看起来很整齐，直到有一台不见了。 计数无法告诉你哪一台丢了、谁最后拿着它、丢的是那台还在保修期内的、还是那台你本来就想报废的坏机。 当某样东西贵重、可区分，或能归责到某个具体的人时，一个单纯的数字恰恰把你日后会盼望拥有的信息给扔掉了。这与区分 资产追踪与库存追踪 的是同一条分界线：耐用、贵重的设备希望被作为单独的单件来追踪。
一份决策清单
用这些问题逐一检验每件商品。如果你发现自己对其中一两个已经在点头，那么这件商品多半希望用序列号来追踪。当商品符合以下情况时，逐个追踪每个单件：
- 价值高。如果丢失一个单件真的会让你心疼，你就会想知道是哪一个、它在哪里。
- 由序列号或资产标牌标识。如果它本来就带着一个唯一编号，就用它，而不要让它淹没在一个计数里。
- 被借出或租出。如果单件会离开你的手再回来，你就必须知道谁拿了哪一个、什么时候该归还。
- 取决于状态。如果「可用」「待修」和「已报废」都有意义，一个单一的计数无法同时保存三种不同的状态。
- 在保修期或维护中。如果每个单件都有自己的购买日期、保修期限或维护计划，这些数据属于单件，而不属于整组。
- 受监管。如果某项法规、召回或审查人员可能要求「给我看这件具体商品的历史」，你就需要按单件保存的记录才能回答。 从合规角度参见 批号、有效期与序列号。
如果以上都不符合，就把它保留为数量，继续往下走。大多数目录最终都以数量追踪为主，加上一小组序列化的商品，这是一种健康的平衡。
按单件保存数据的隐藏好处
清单告诉你什么时候序列号能带来回报，但它低估了这些好处。一旦每个单件都是它自己的记录，你就得到了计数永远给不了的东西：
- 可追责。「谁拿了 #A4417 这个单件？」有了真实的答案，设备就不再悄悄消失。
- 一条审计轨迹。每一次发放、维修和位置变更都挂在确切的那件商品上，这样你就能重建发生了什么，无需靠猜。
- 使用率。你能看到哪些单件总在使用、哪些从不挪动，这告诉你该多买什么、别再买什么。
其中大部分都依赖于按单件的属性，这正是 自定义字段 发挥作用的地方： 序列号、指定的归属人、状态、保修日期、上次维护。加上对你的业务重要的字段，其余的就略去。
这是逐件的选择，不是全系统的选择
这里有一部分会让你解脱：这不是一个你为整个公司一次性拨动的开关。它是一个你逐件逐项做出的决定，你可以在同一个目录里混用这两种方法。 咖啡豆保持为一个计数。咖啡机成为序列化的单件。清洁剂保持为一个计数。充电电钻成为序列化的单件。你不是在选择一种哲学， 而是让方法匹配商品，一行接一行，日后当某件商品变得更值钱或更重要时再改变主意。想更深入地看序列化那一面，参见我们关于 何时逐个追踪每一件商品 的指南。