单元级追踪：何时逐件追踪每个物品

知道自己有「四台电钻」和知道自己有「电钻 01 到电钻 04」之间，有一个微妙的区别。前者是一个数字。后者是四件真实的东西，您可以给它们命名、发放、收回和维修。对许多库存而言，数字完全够用。但一旦有人问「哪台电钻在车间维修？」，一个单一的计数就答不上来，而这正是单元级追踪带来回报的地方。

本指南会讲清单元级追踪究竟是什么、何时简单的计数才是正确选择、您已经追踪不下去只靠计数的迹象，以及它在 Simple Inventory Management 中一步步是如何运作的。

什么是单元级追踪

大多数库存按数量追踪。一件物品有一个计数：12 盒手套、200 颗螺丝、4 台电钻。您用掉一件，数字就减。补货，数字就增。对于可互换的东西，这既简单又快速又准确。

单元级追踪不一样。不是一个单一的计数，而是每个实体物品都成为自己的、有名字的记录，各有状态。「4 台电钻」变成四个单元：电钻 01、电钻 02、电钻 03 和电钻 04。每个都可以带一个资产标签，每个都有一个状态，表明它此刻处于生命的哪个阶段：在库、收货中、发运中或已损坏。物品仍然给您看一个数字，但这个数字现在是从底下的各单元推导出来的。

如果您想要它和序列号运作方式之间更深入的区分，我们在序列化追踪与数量追踪中讲过。

何时简单的计数完全够用

不要出于习惯就开启它。当您的物品可互换、究竟哪一件动了并不重要时，计数才是正确的工具。在以下情况下，简单的数量清点是更好的选择：

• 物品完全相同、一次性可用，比如螺丝、手套、标签卷或打印纸。
• 您大批量采购和消耗，从不需要指向某一个特定单元。
• 没有人借走或归还该物品，因此不存在「谁拿着它？」的问题。
• 逐件追踪每一件所花的时间，会超过它所能省下的。

对这些而言，计数维护起来更快，而且同样准确。单元级追踪只会增添噪音。

您需要逐单元追踪的迹象

另一面是一系列计数根本回答不了的问题。如果其中之一听起来像您这一周，那您很可能已经追踪不下去只靠计数了：

• 您需要知道哪个特定物品被借出、送修或发运了。
• 物品有真实的价值，或有值得绑到一条记录上的序列号或资产标签。
• 「同一」物品的不同单元在同一时间处于不同状态：一个在库、一个损坏、一个正在返回途中。
• 您把物品发放给人并期望收回，比如工具库或设备池。
• 审计员、客户或保修理赔可能请您证明某个特定单元的历史。

这里两种常见的形态是逐单元管理一个工具库，以及资产追踪与库存追踪这个更宽的问题，两者都依赖逐单元的记录。

它在这里如何运作

在 Simple Inventory Management 中，单元级追踪是物品上的一个开关，而不是一个需要您去搭建的独立模块。使用它时，流程是这样的。

您拨动单单一个开关。在每件物品上启用「逐件追踪单元」。这就是全部的启用工作。您没有拨动的物品仍然作为简单计数运作，因此您可以在一个目录里混用两种方式。

它为每件在库物品建一个单元。当您打开开关时，应用会读取您当前的在库数量，并自动为您创建同样多的单元。物品若显示 4 件在库，您立刻就得到 4 个待命名的单元。无需大批量数据录入就能上手。

每个单元都有一个名称、一个可选的资产标签和一个状态。每个单元都有一个名称（电钻 01、笔记本 A7，或任何适合您车间的叫法）、一个用于序列号或条码的可选资产标签，以及一个从四个选项中选出的状态：在库、收货中、发运中或已损坏。当一个单元在真实生活中移动时，您改变它的状态，而这单单一次改动就讲清了它在哪里的整个故事。

物品的合计从各单元推导出来。物品显示四个合计：在库、收货中、发运中和已损坏。一旦启用单元，您就不再手工编辑这些合计。它们从各单元的状态累加而来。把一个单元标记为已损坏，物品的「已损坏」合计就上升，而「在库」下降，全都自动完成。

每次改动都被记入历史。每个单元的状态改动都被写入历史，让您能为每一个单独的单元回答「它什么时候出去、什么时候回来？」。这条轨迹让审计、保修理赔和「谁最后拿过它」之类的问题变得轻松而非紧张。

如何上手

您可以在几分钟内为一件物品开启它：

1. 打开您想逐单元追踪的物品，先确保它的库存计数是对的。
2. 打开 「逐件追踪单元」 开关。应用会为每一件当前在库的物品建一个单元。
3. 给每个单元一个清晰的名称。简短统一胜过花哨：电钻 01、电钻 02 等等。
4. 为每个有值得记录的序列号或条码的单元加一个资产标签。这是可选的，但日后会有回报。
5. 把每个单元的状态设为它此刻的真实情况：在库、收货中、发运中或已损坏。
6. 从这里起，当一个单元移动时您就更新它的状态。物品的四个合计和历史轨迹会自行更新。

简短版

当物品可互换、您只关心有多少时，按计数追踪。当您在意哪一个、当物品带有价值或标签、当同一物品的不同单元处于不同状态时，逐单元追踪。这个开关是可逆的、按物品设置的，因此您不必一次为整个目录做决定。从那件老是引出「是哪一个？」问题的物品开始，再由此扩展。

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追踪您的第一个单元