Seriennummern- oder Mengenverfolgung: Was braucht Ihr Inventar?
In jedem Artikel Ihres Katalogs steckt eine stille Entscheidung: Verfolgen Sie eine Zahl, oder verfolgen Sie jedes physische Objekt? Die meisten Inhaber treffen diese Entscheidung nie bewusst. Sie wählen, was die Tabelle voreingestellt hatte, und leben dann jahrelang mit den Folgen. Die gute Nachricht ist, dass die Wahl einfach ist, sobald Sie die beiden Fragen dahinter kennen, und Sie können für jeden Artikel anders entscheiden, wenn Sie möchten.
Die zwei Wege, überhaupt etwas zu verfolgen
Die Mengenverfolgung behandelt einen Artikel als Zählung. Sie haben 240 Kabelbinder, 18 Beutel Kaffee oder 12 Laptops, und das System speichert diese eine Zahl. Wenn Sie etwas verbrauchen, sinkt die Zahl. Wenn Sie mehr erhalten, steigt sie. Das ist schnell, das ist günstig, und für die meisten Verbrauchsbestände ist es genau richtig. Die einzige Frage, die sie beantworten kann, lautet „Wie viele habe ich?“
Die Seriennummernverfolgung (auch Verfolgung auf Einheitsebene genannt) behandelt jeden physischen Artikel als eigenen Datensatz. Statt „12 Laptops“ haben Sie Laptop #A4417, #A4418 und so weiter, jeder mit eigener Seriennummer, eigenem Standort, Zustand und Verlauf. Die Zählung ist weiterhin da, aber jetzt wird sie aus den Einheiten abgeleitet statt eingetippt. Das ist die Grundlage der Verfolgung auf Einheitsebene, und sie beantwortet eine viel größere Reihe von Fragen: Wo ist genau dieser eine, wer hat ihn, in welchem Zustand ist er, und was ist mit ihm geschehen.
Die Kosten der Überverfolgung
Alles mit Seriennummern zu versehen klingt gründlich, aber es belastet Ihr Team im Stillen. Stellen Sie sich vor, jeder Schraube, jedem Kabelbinder und jedem Kaffeefilter eine eigene Seriennummer und einen eigenen Erfassungsablauf zu geben. Niemand wird das tun. Man wird in großen Mengen scannen, die Zählungen verfälschen oder das System ganz aufgeben, und Sie enden mit schlechteren Daten, als eine einfache Zahl sie Ihnen gegeben hätte. Versehen Sie Schrauben nicht mit Seriennummern. Für geringwertige, austauschbare Verbrauchsartikel ist eine einfache Zählung kein Kompromiss. Sie ist die richtige Antwort, und sie hält das System leicht genug, damit die Leute es tatsächlich nutzen.
Die Kosten der Unterverfolgung
Der entgegengesetzte Fehler ist teurer. Zwölf Laptops zu je 2.000 $ in einer Zählung von „12“ zusammenzufassen wirkt ordentlich, bis einer verschwindet. Eine Zählung kann Ihnen nicht sagen, welcher Laptop abhandengekommen ist, wer ihn zuletzt hatte, ob es der noch unter Garantie stehende war, oder ob es der kaputte war, den Sie ausmustern wollten. Wenn etwas wertvoll, unterscheidbar oder einer bestimmten Person zurechenbar ist, wirft eine bloße Zahl genau die Information weg, die Sie sich später wünschen werden. Das ist dieselbe Trennlinie, die Anlagenverfolgung und Inventarverfolgung unterscheidet: langlebiges, wertvolles Gerät möchte als einzelne Einheiten verfolgt werden.
Eine Entscheidungscheckliste
Prüfen Sie jeden Artikel anhand dieser Fragen. Wenn Sie sich schon bei ein oder zwei davon zustimmend nicken sehen, möchte dieser Artikel wahrscheinlich mit Seriennummern verfolgt werden. Verfolgen Sie jede Einheit einzeln, wenn der Artikel:
- Hochwertig ist. Wenn der Verlust einer Einheit wirklich weh täte, wollen Sie wissen, welche und wo sie ist.
- Durch eine Seriennummer oder ein Anlagenschild identifiziert wird. Wenn er bereits eine eindeutige Nummer trägt, nutzen Sie diese, statt sie in einer Zählung untergehen zu lassen.
- Verliehen oder vermietet wird. Wenn Einheiten aus Ihren Händen gehen und zurückkommen, müssen Sie wissen, wer welche hat und wann sie fällig ist.
- Zustandsabhängig ist. Wenn „funktionsfähig“, „reparaturbedürftig“ und „ausgemustert“ von Bedeutung sind, kann eine einzelne Zählung nicht drei verschiedene Zustände gleichzeitig halten.
- Unter Garantie oder in Wartung ist. Wenn jede Einheit ihr eigenes Kaufdatum, ihre eigene Garantiefrist oder ihren eigenen Wartungsplan hat, gehören diese Daten zur Einheit, nicht zur Gruppe.
- Reguliert ist. Wenn eine Vorschrift, ein Rückruf oder ein Prüfer verlangen kann „Zeigen Sie mir den Verlauf dieses bestimmten Artikels“, brauchen Sie Datensätze je Einheit, um zu antworten. Siehe Chargennummern, Verfallsdaten und Seriennummern für den Compliance-Aspekt.
Wenn nichts davon zutrifft, behalten Sie ihn als Menge und machen Sie weiter. Die meisten Kataloge sind am Ende überwiegend mengenverfolgt mit einer kleineren Gruppe serialisierter Artikel, und das ist ein gesundes Gleichgewicht.
Die verborgenen Vorteile von Daten je Einheit
Die Checkliste sagt Ihnen, wann sich Seriennummern auszahlen, aber sie untertreibt den Nutzen. Sobald jede Einheit ihr eigener Datensatz ist, erhalten Sie Dinge, die eine Zählung niemals geben kann:
- Verantwortlichkeit. „Wer hat Einheit #A4417?“ hat eine echte Antwort, sodass Gerät aufhört, still zu verschwinden.
- Ein Prüfpfad. Jede Ausgabe, Reparatur und Standortänderung ist am exakten Artikel angehängt, sodass Sie rekonstruieren können, was passiert ist, ohne zu raten.
- Auslastung. Sie sehen, welche Einheiten immer im Einsatz sind und welche sich nie bewegen, was Ihnen sagt, wovon Sie mehr kaufen und was Sie nicht mehr kaufen sollten.
Das meiste davon stützt sich auf Attribute je Einheit, und da kommen benutzerdefinierte Felder ins Spiel: Seriennummer, zugewiesener Eigentümer, Zustand, Garantiedatum, letzte Wartung. Fügen Sie die Felder hinzu, die für Ihr Unternehmen zählen, und lassen Sie den Rest weg.
Es ist eine Wahl je Artikel, keine systemweite
Hier ist der Teil, der Sie befreit: Das ist keine Einstellung, die Sie einmal für Ihr ganzes Unternehmen umlegen. Es ist eine Entscheidung, die Sie Artikel für Artikel treffen, und Sie können beide Methoden in einem einzigen Katalog mischen. Die Kaffeebohnen bleiben eine Zählung. Die Espressomaschinen werden serialisierte Einheiten. Die Reinigungsmittel bleiben eine Zählung. Die Akkubohrer werden serialisierte Einheiten. Sie wählen keine Philosophie. Sie passen die Methode an den Artikel an, eine Zeile nach der anderen, und ändern Ihre Meinung später, wenn ein Artikel an Wert oder Bedeutung gewinnt. Für einen tieferen Blick auf die serialisierte Seite siehe unseren Leitfaden zu wann man jeden Artikel einzeln verfolgt.