Chargennummern, Verfallsdaten und Seriennummern: erfassen Sie sie ohne Tabelle
Für viele Unternehmen ist die Zählung im Regal der leichte Teil. Das Detail, das Sie wirklich aus dem Schlamassel heraushält, ist zu wissen, welche Einheiten es sind: aus welcher Charge sie stammen, wann sie ablaufen und welche Seriennummer zur Tür hinaus ist. Machen Sie das falsch, und Sie stehen vor gescheiterten Audits, blinden Rückrufen und Garantiestreitigkeiten. So erfassen Sie es sauber mit benutzerdefinierten Feldern statt mit einer Nebentabelle, die niemand aktualisiert.
Chargen- und Batch-Nummern: die Rückverfolgbarkeit
Eine Chargennummer verbindet eine Gruppe von Einheiten mit einem Produktionslauf. Wenn ein Lieferant einen Rückruf für die Charge „L-22841“ ausgibt, wollen Sie eine einzige Frage in Sekunden beantworten: haben wir welche, und wo? Speichern Sie die Charge als benutzerdefiniertes Feld am Artikel, und eine Suche zeigt Ihnen sofort, was Sie herausnehmen müssen. Ohne Chargenfeld wird ein Rückruf zu einer Suche Regal für Regal.
- Erfassen Sie die Charge beim Wareneingang, solange die Schachtel noch in Ihrer Hand ist.
- Wenn Sie regelmäßig mehrere Chargen desselben Produkts halten, verfolgen Sie sie als getrennte Artikel, damit die Zählungen ehrlich bleiben.
- Halten Sie ein einheitliches Format ein, damit eine Suche nach einer Teilcharge trotzdem Treffer findet.
Verfallsdaten: die Rotation zuerst-abgelaufen-zuerst-raus
Verfallsdaten nützen nur, wenn Sie sie erfassen. Mit einem benutzerdefinierten Feld „Verfall“, das als Spalte angezeigt wird, sortiert sich Ihr gesamter Katalog nach dem, was zuerst zur Neige geht, was genau die Reihenfolge ist, in der Sie es verwenden und verkaufen sollten. Das ist FEFO (zuerst abgelaufen, zuerst raus), und es ist der Unterschied zwischen Bestand abverkaufen und ihn abschreiben.
Seriennummern: die individuelle Verantwortung
Manche Artikel sind nicht austauschbar. Ein Elektrowerkzeug, ein Laptop, ein Stück medizinischer Ausrüstung: jedes hat eine Serien- nummer, ein Garantiefenster und eine Vorgeschichte. Für diese verwandelt ein benutzerdefiniertes Seriennummernfeld „wir haben 12 Bohrmaschinen“ in „Bohrmaschine SN-4471 ist mit dem Nord-Team unterwegs, Garantie bis 2027“. Das ist die Grenze zwischen Bestandsverfolgung und Anlagenverfolgung.
Warum ein benutzerdefiniertes Feld eine Tabelle schlägt
Eine Nebentabelle veraltet in dem Moment, in dem sich Bestand bewegt, und sie ist nicht da, wenn jemand mit einem Telefon vor dem Regal steht. Benutzerdefinierte Felder leben am Artikel, also reisen sie mit ihm: scannen Sie den QR-Code, sehen Sie Charge und Verfall, aktualisieren Sie vor Ort. Alles bleibt durchsuchbar, sortierbar und einheitlich, und jede Änderung wird protokolliert.
Bleiben Sie auditbereit
- Entscheiden Sie, welche Details für Ihr Unternehmen verpflichtend sind, und erfassen Sie sie beim Wareneingang, jedes Mal.
- Machen Sie diejenigen, nach denen ein Prüfer oder ein Rückruf fragen würde (Charge, Verfall), zu Spalten, damit sie auf einen Blick sichtbar sind.
- Verbinden Sie sie mit Momentaufnahmen für einen datierten, eingefrorenen Nachweis, gegen den Sie abgleichen können.