बिना दोहरी एंट्री के इन्वेंट्री को अपने खातों से जोड़ना

आपका इन्वेंट्री सिस्टम और आपका अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, दोनों ही आपके उत्पादों के बारे में जानना चाहते हैं, और अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए दोनों को तालमेल में रखने का मतलब है हर चीज़ को दो बार टाइप करना। यहाँ एक आइटम जोड़ें, उसे फिर से QuickBooks या Xero में जोड़ें। यह धीमा है, यह तालमेल से बाहर होता जाता है, और हर बार दोबारा टाइप करने पर कीमत गलत ठोक देने का मौका बनता है। एक बेहतर तरीका है: एक से एक्सपोर्ट करें और दूसरे में इम्पोर्ट करें।

एक लाइव, दोतरफ़ा सिंक क्यों नहीं?

लाइव इंटीग्रेशन आदर्श लगते हैं, पर उनके साथ असली कीमतें जुड़ी होती हैं: अकाउंट जोड़ना, अनुमतियाँ देना, टोकन जीवित रखना, और तब उलझन सुलझाना जब कोई ऑटोमैटिक सिंक आपके लेजर में वह चीज़ धकेल देता है जिसकी आपने उम्मीद नहीं की थी। बहुत से व्यवसायों के लिए यह उस काम से ज़्यादा तामझाम है जितनी उसे ज़रूरत है। एक साफ़, इम्पोर्ट-रेडी एक्सपोर्ट आपको ज़्यादातर फ़ायदा देता है, यानी उत्पादों को बिना दोबारा टाइप किए आपके खातों में लाना, जबकि आप पूरी तरह इस पर नियंत्रण रखते हैं कि डेटा कब और कैसे पहुँचता है।

एक अच्छे एक्सपोर्ट में असल में क्या होता है

असली तरकीब है फ़ाइल को अकाउंटिंग टूल के अपने इम्पोर्ट टेम्पलेट के अनुरूप ढालना, ताकि वह पहले किसी स्प्रेडशीट जोड़-तोड़ की ज़रूरत के बजाय साफ़-सुथरे तरीके से इम्पोर्ट हो जाए:

• QuickBooks Online एक Products and Services लेआउट की अपेक्षा करता है: उत्पाद का नाम, SKU, बिक्री मूल्य, हाथ में मात्रा, रीऑर्डर पॉइंट। उन कॉलमों को मैप कीजिए और इम्पोर्ट अपने-आप हो जाता है।
• Xero हर पंक्ति पर एक अद्वितीय आइटम कोड वाले Inventory Items की अपेक्षा करता है। एक अच्छा एक्सपोर्ट वह कोड आपके लिए बनाता है, जहाँ आइटम का बारकोड हो वहाँ उससे, और जहाँ न हो वहाँ उसके नाम से, ताकि Xero कभी डुप्लिकेट के कारण फ़ाइल अस्वीकार न करे।

अकाउंट मैपिंग, यानी हर आइटम किस आय या व्यय खाते में पोस्ट होता है, आपके अकाउंटिंग टूल के इम्पोर्ट चरण के भीतर ही रहता है, जहाँ इसकी जगह है। इससे बहीखाते के फ़ैसले बहीखाता संभालने वाले के पास ही रहते हैं।

इससे क्या मिलता है

अपनी कैटलॉग को एक बार सेट कीजिए, उसी सिस्टम में जहाँ आप असल में स्टॉक का प्रबंधन करते हैं, और उसे अपनी सुविधा के हिसाब से अपने खातों में भेज दीजिए। कोई दोहरी डेटा एंट्री नहीं, संभालने के लिए कोई कनेक्शन नहीं, और हर बार एक साफ़ दस्तावेज़ी रिकॉर्ड। जब आपकी उत्पाद सूची बदले, दोबारा एक्सपोर्ट कर लीजिए। यह वह सादा-सा पुल है जो हर महीने कुछ घंटे और हर साल कुछ प्रतिलेखन गलतियाँ बचा देता है।

मुफ़्त में अपने खातों में एक्सपोर्ट करें