Numéros de lot, dates de péremption et numéros de série : suivez-les sans tableur
Pour beaucoup d’entreprises, le comptage sur l’étagère est la partie facile. Le détail qui vous évite vraiment les ennuis, c’est de savoir lesquelles sont ces unités : de quel lot elles proviennent, quand elles expirent, et quel numéro de série a franchi la porte. Trompez-vous et vous voilà face à des audits ratés, des rappels à l’aveugle et des litiges de garantie. Voici comment le suivre proprement avec des champs personnalisés (niveau article et niveau unité) plutôt qu’avec un tableur annexe que personne ne met à jour.
Numéros de lot et de batch : la traçabilité
Un numéro de lot rattache un groupe d’unités à une série de production. Quand un fournisseur émet un rappel sur le lot « L-22841 », vous voulez répondre à une seule question en quelques secondes : en avons-nous, et où ? Stockez le lot comme champ personnalisé au niveau de l’unité sur la ligne de stock, et une recherche vous indique instantanément ce qu’il faut retirer. Quand vous détenez plusieurs lots du même produit, chaque ligne garde son propre lot sans inventer des articles distincts. Sans champ de lot, un rappel devient une chasse étagère par étagère.
- Enregistrez le lot à la réception du stock, tant que la boîte est encore dans votre main.
- Préférez les champs au niveau de l’unité quand vous détenez régulièrement plus d’un lot du même SKU.
- Gardez un format cohérent pour qu’une recherche sur un lot partiel trouve quand même des correspondances.
Dates de péremption : la rotation premier-périmé-premier-sorti
Les dates de péremption ne servent que si vous les saisissez. Placez « Péremption » sur l’unité (ou la ligne de stock) comme champ personnalisé, affichez-le là où vous en avez besoin, et faites tourner premier-périmé-premier-sorti. C’est le FEFO (premier périmé, premier sorti), et c’est la différence entre écouler le stock et le passer en perte. Quand plusieurs lots partagent un même article, chaque unité peut expirer à une date différente.
Numéros de série : la responsabilité individuelle
Certains articles ne sont pas interchangeables. Un outil électroportatif, un ordinateur portable, un équipement médical : chacun a un numéro de série, une fenêtre de garantie et un historique. Pour ceux-là, un champ personnalisé de numéro de série transforme « nous avons 12 perceuses » en « la perceuse SN-4471 est sortie avec l’équipe nord, sous garantie jusqu’en 2027 ». C’est là la frontière entre le suivi d’inventaire et le suivi des actifs.
Pourquoi un champ personnalisé bat un tableur
Un tableur annexe se désynchronise dès que le stock bouge, et il n’est pas là quand quelqu’un se tient devant l’étagère avec un téléphone. Les champs personnalisés vivent sur l’article ou sur l’unité, donc ils voyagent avec le stock : scannez le QR code, voyez le lot et la péremption, mettez à jour sur place. Les faits de catalogue restent sur l’article ; le lot et la péremption restent sur l’unité quand les lots diffèrent. Tout reste consultable, triable et cohérent, et chaque changement est enregistré.
Restez prêt pour un audit
- Décidez quels détails sont obligatoires pour votre entreprise et saisissez-les à la réception, à chaque fois.
- Promouvez en colonnes ceux qu’un auditeur ou un rappel demanderait (lot, péremption) pour qu’ils soient visibles d’un coup d’œil.
- Associez-les à des instantanés pour un relevé daté et figé contre lequel réconcilier.