Números de lote, fechas de caducidad y números de serie: rastréalos sin una hoja de cálculo
Para muchas empresas, el conteo en el estante es la parte fácil. El detalle que de verdad te mantiene alejado de los problemas es saber cuáles son esas unidades: de qué lote provienen, cuándo caducan y qué número de serie salió por la puerta. Equivócate y te enfrentas a auditorías fallidas, retiradas a ciegas y disputas de garantía. Así es cómo rastrearlo de forma limpia con campos personalizados en lugar de con una hoja de cálculo aparte que nadie actualiza.
Números de lote y de batch: la trazabilidad
Un número de lote vincula un grupo de unidades a una serie de producción. Cuando un proveedor emite una retirada del lote «L-22841», quieres responder a una sola pregunta en segundos: ¿tenemos alguna y dónde? Guarda el lote como campo personalizado en el artículo, y una búsqueda te dice al instante qué hay que retirar. Sin un campo de lote, una retirada se convierte en una cacería estante por estante.
- Registra el lote al recibir el stock, mientras la caja todavía está en tu mano.
- Si sueles tener varios lotes del mismo producto, rastréalos como artículos distintos para que los conteos sigan siendo honestos.
- Mantén un formato coherente para que una búsqueda de un lote parcial siga encontrando coincidencias.
Fechas de caducidad: la rotación primero-en-caducar-primero-en-salir
Las fechas de caducidad solo sirven si las registras. Con un campo personalizado «Caducidad» mostrado como columna, todo tu catálogo se ordena por lo que se agota primero, que es exactamente el orden en el que deberías usarlo y venderlo. Eso es el FEFO (primero en caducar, primero en salir), y es la diferencia entre dar salida al stock y darlo de baja como pérdida.
Números de serie: la responsabilidad individual
Algunos artículos no son intercambiables. Una herramienta eléctrica, un ordenador portátil, un equipo médico: cada uno tiene un número de serie, una ventana de garantía y un historial. Para esos, un campo personalizado de número de serie transforma «tenemos 12 taladros» en «el taladro SN-4471 salió con la cuadrilla del norte, con garantía hasta 2027». Ahí está la frontera entre el seguimiento de inventario y el seguimiento de activos.
Por qué un campo personalizado supera a una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo aparte se desincroniza en cuanto el stock se mueve, y no está ahí cuando alguien está de pie frente al estante con un teléfono. Los campos personalizados viven en el artículo, así que viajan con él: escanea el código QR, ve el lote y la caducidad, actualiza sobre la marcha. Todo sigue siendo consultable, ordenable y coherente, y cada cambio queda registrado.
Mantente listo para una auditoría
- Decide qué detalles son obligatorios para tu empresa y regístralos en la recepción, siempre.
- Promociona a columnas los que un auditor o una retirada pedirían (lote, caducidad) para que sean visibles de un vistazo.
- Combínalos con instantáneas para tener un registro fechado y congelado contra el que reconciliar.