Champs personnalisés : suivez les détails qui comptent pour votre stock
La plupart des outils d’inventaire vous donnent un jeu de colonnes figé : un nom, un comptage, peut-être un prix. Cela couvre les bases, mais un vrai stock porte des détails que ces colonnes ne peuvent pas contenir. Quel est ce lot ? Quand expire-t-il ? Quel est le numéro de série, la couleur, l’emplacement où il vit ? Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter exactement ces détails, à vos conditions, sans plier votre inventaire au schéma de quelqu’un d’autre. Vous pouvez les attacher au niveau de l’article ou au niveau de l’unité, selon que le fait appartient au SKU du catalogue ou à une ligne de stock précise.
Ce qu’est réellement un champ personnalisé
Un champ personnalisé est une information nommée que vous rattachez au stock : un nom de champ (comme « Péremption ») et une valeur (comme « 2027-03 »). Vous définissez le champ une fois et pouvez le réutiliser dans le catalogue, pour que « Péremption » signifie la même chose partout. C’est la différence entre un détail structuré que vous pouvez scanner, trier et rechercher, et une phrase enfouie dans une zone de notes.
Niveau article ou niveau unité
Les champs au niveau de l’article décrivent le produit lui-même. Couleur, taille, SKU fournisseur, bac par défaut : des faits identiques pour chaque unité de cet article. Les champs au niveau de l’unité décrivent une ligne de stock ou une unité physique précise. Numéro de lot, date de péremption, date de réception, état : des faits qui peuvent différer quand vous détenez plus d’un lot ou plus d’une pièce sérialisée. Quand vous créez un champ, choisissez s’il s’applique aux articles, aux unités, ou aux deux.
Quand y recourir
Si vous avez déjà souhaité que votre inventaire ait « juste une colonne de plus », c’est un champ personnalisé. Les plus courants :
- Numéro de lot ou de série de fabrication (en général au niveau de l’unité) pour la traçabilité et les rappels.
- Date de péremption ou de réception (en général au niveau de l’unité) pour faire tourner le stock premier-périmé-premier-sorti.
- Numéro de série (niveau unité) pour les articles de grande valeur suivis individuellement.
- Couleur, taille ou variante (niveau article) pour le commerce de détail et le prêt-à-porter.
- SKU fournisseur ou référence fabricant (niveau article) à côté de votre propre nommage.
- Emplacement de rangement ou d’étagère (article ou unité) pour que n’importe qui le trouve vite.
Ajoutez-le, réutilisez-le, affichez-le
Le flux est volontairement simple. Ouvrez un article ou une unité, ajoutez un champ personnalisé, donnez-lui un nom et une valeur, puis enregistrez. La prochaine fois que vous avez besoin de ce champ, choisissez-le dans une liste déroulante des champs que vous utilisez déjà, pour ne jamais vous retrouver avec « Couleur », « couleur » et « Coulr » en concurrence dans le même catalogue.
Gardez vos champs propres
- Réutilisez un champ existant au lieu de saisir un nom quasi identique.
- Placez les faits de catalogue sur l’article et les faits de ligne de stock sur l’unité, pour que les valeurs restent honnêtes quand les lots diffèrent.
- Ne promouvez un champ en colonne que si vous le consultez souvent. Les autres vivent dans la vue de détail.
- Gardez des formats de valeur cohérents (choisissez AAAA-MM pour les dates et tenez-vous-y) pour que le tri fonctionne.
Laissez l’IA faire la saisie
Parce que Simple Inventory Management dispose d’un serveur MCP intégré, vous pouvez aussi définir des champs personnalisés en discutant. Dites à Claude « mets le numéro de lot du sérum physiologique à L-33027 » et il remplit le champ pour vous. Plus de détails dans ajouter des champs personnalisés en le demandant à Claude.