गैर-लाभकारी संस्थाओं और फूड बैंकों के लिए इन्वेंटरी प्रबंधन
गैर-लाभकारी इन्वेंटरी में एक कठिन संयोजन होता है: स्टॉक दान के रूप में अनियमित समय पर आता है, उसमें से बहुत कुछ खराब हो जाता है, और उसे संभालने वाले लोग ऐसे स्वयंसेवक होते हैं जो शायद केवल एक शिफ्ट के लिए ही मौजूद रहें। आपको एक ऐसा सिस्टम चाहिए जो इतना सरल हो कि पहली बार आया कोई व्यक्ति दो मिनट के निर्देश में उसे सही ढंग से इस्तेमाल कर सके।
इसे ऐसा बनाएँ कि पहली ही शिफ्ट वाला व्यक्ति भी इस्तेमाल कर सके
सबसे बड़ा जोखिम सॉफ़्टवेयर नहीं है। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसे केवल आपका समन्वयक ही समझता है। अलमारियों और डिब्बों पर QR कोड से लेबल लगाएँ ताकि कोई स्वयंसेवक स्कैन करके ठीक-ठीक देख सके कि वहाँ क्या होना चाहिए, और अपने ही फ़ोन से गिनती समायोजित कर सके। कोई प्रशिक्षण सत्र नहीं, कोई ऐप इंस्टॉल नहीं। सबको पहुँच दें ताकि स्टॉक अपडेट करना किसी एक स्टाफ़ सदस्य पर निर्भर न रहे।
समाप्ति तिथियाँ ट्रैक करें और पहले-समाप्त-पहले-बाहर के आधार पर घुमाएँ
दान में मिले भोजन के साथ, जो कार्टन सबसे पहले समाप्त होगा वही सबसे पहले बाहर जाना चाहिए: FEFO, केवल पहले-आया-पहले-गया नहीं। सर्वोत्तम-उपयोग-तिथियाँ दर्ज करें और उसी आधार पर घुमाएँ ताकि किसी अलमारी के पीछे कुछ भी चुपचाप पुराना होकर बेकार न हो जाए। घुमाव का यही तर्क FIFO बनाम LIFO बनाम FEFO में समझाया गया है।
आवक और निकासी दोनों दर्ज करें
दान अंदर आते हैं, वितरण बाहर जाते हैं: दोनों दर्ज करें। वह चलता हुआ इतिहास ही आपको उन सवालों का जवाब देने देता है जो दानदाता और बोर्ड असल में पूछते हैं: कितना आया, कितना वितरित हुआ, और कितना फेंकना पड़ा। यह आपकी अंतर्ज्ञान वाली भावना (“हमारे पास डिब्बाबंद प्रोटीन हमेशा कम रहता है”) को एक ऐसे आँकड़े में बदल देता है जिस पर आप कार्रवाई कर सकते हैं।
उन चीज़ों पर नज़र रखें जिनकी आपके पास कभी पर्याप्त नहीं हो सकती
मुख्य वस्तुओं (जिनकी आपको हमेशा ज़रूरत होती है और जो अक्सर कम पड़ जाती हैं) पर पुनः-ऑर्डर बिंदु सेट करें ताकि सिस्टम उन्हें किसी लक्षित दान अभियान या खरीद के लिए तभी चिह्नित कर दे जब आप खाली होने से पहले हों, बाद में नहीं।
शुरू से शुरू किए बिना दूसरा स्थल खड़ा करें
एक दूसरा भंडार-गृह या मौसमी वितरण केंद्र बस एक और स्थान है। हर एक को अलग-अलग ट्रैक करें, उनके बीच स्टॉक स्थानांतरित करें, और पूरे संचालन का एक स्पष्ट चित्र बनाए रखें।