Voorraadbeheer voor non-profits en voedselbanken
De voorraad van non-profits kent een lastige combinatie: voorraad komt onvoorspelbaar binnen als donatie, een groot deel ervan bederft, en de mensen die ermee omgaan zijn vrijwilligers die er soms maar voor één dienst zijn. U hebt een systeem nodig dat eenvoudig genoeg is zodat iemand die het voor het eerst doet, het na twee minuten uitleg correct gebruikt.
Maak het bruikbaar voor iemand tijdens zijn allereerste dienst
Het grootste risico is niet de software. Het is een proces dat alleen uw coördinator begrijpt. Voorzie schappen en bakken van QR-codes zodat een vrijwilliger kan scannen, precies kan zien wat daar hoort, en de telling kan aanpassen vanaf zijn eigen telefoon. Geen trainingssessie, geen app-installatie. Geef iedereen toegang zodat het bijwerken van de voorraad niet afhangt van één medewerker.
Volg houdbaarheidsdata en roteer first-expiry-first-out
Bij gedoneerd voedsel moet de doos die het eerst verloopt, er als eerste uit: FEFO, niet alleen first-in-first-out. Registreer de houdbaarheidsdata en roteer op die basis zodat niets stilletjes achter in een schap veroudert. De rotatielogica is dezelfde als die behandeld wordt in FIFO vs. LIFO vs. FEFO.
Registreer zowel inkomende als uitgaande stromen
Donaties erin, distributies eruit: registreer beide. Die doorlopende geschiedenis is wat u in staat stelt om de vragen te beantwoorden die financiers en besturen daadwerkelijk stellen: hoeveel kwam er binnen, hoeveel werd er gedistribueerd en hoeveel moest er worden weggegooid. Het verandert ook uw onderbuikgevoel (“we komen altijd tekort aan eiwit in blik”) in een cijfer waarop u kunt handelen.
Houd de artikelen in de gaten waarvan u nooit genoeg hebt
Stel nabestelpunten in voor basisproducten (de goederen die u altijd nodig hebt en die vaak opraken) zodat het systeem ze markeert voor een gerichte inzamelactie of aankoop voordat u leeg bent, niet erna.
Zet een tweede locatie op zonder opnieuw te beginnen
Een tweede uitdeelpunt of een seizoensgebonden distributiepunt is gewoon een extra locatie. Volg elke locatie afzonderlijk, boek voorraad tussen locaties over en houd één duidelijk beeld over de hele operatie.