Receber o estoque do jeito certo: um procedimento de 5 minutos
A maioria dos erros de estoque não é cometida durante as contagens. Eles acontecem no momento em que o estoque chega e ninguém o confere corretamente. Uma caixa é jogada numa prateleira, a contagem nunca é atualizada, e uma semana depois seus números viram ficção. Uma rotina de recebimento curta e consistente estanca o problema já na porta. Aqui está o procedimento.
1. Confira em relação ao pedido, antes de assinar
Compare a entrega com o seu pedido de compra e a nota de embalagem do fornecedor. Os itens certos? As quantidades certas? Não dê como recebida uma entrega danificada ou incompleta como se estivesse completa. Depois de assinar, a divergência vira problema seu, não da transportadora.
2. Conte o que realmente está na caixa
Confie na caixa, verifique o conteúdo. Conte as unidades reais, não o número impresso na etiqueta. Estes são os 60 segundos de maior impacto de todo o processo, porque um erro de contagem aqui se propaga por todo relatório seguinte.
3. Inspecione danos e datas
Verifique o estado e, para tudo que for perecível, registre a data de validade ou de consumo preferencial para que você possa aplicar depois uma rotação primeiro a vencer, primeiro a sair (veja FIFO vs. LIFO vs. FEFO). As mercadorias danificadas são sinalizadas agora, enquanto você ainda tem como recorrer ao fornecedor.
4. Dê entrada no sistema
Atualize a contagem de estoque imediatamente, de preferência ali mesmo na doca pelo celular, e não de volta na mesa “depois”. É no “depois” que a exatidão morre. Registrar na hora é o que mantém seu número em estoque fiel à prateleira.
5. Etiquete e guarde
Marque os novos itens com um QR code e guarde-os no local deles, com o estoque novo atrás do antigo, para que o FIFO aconteça naturalmente. Se o seu depósito ainda não tem locais óbvios, resolva isso primeiro: organizar um depósito para que qualquer um encontre qualquer coisa.
Por que a rotina importa mais do que a velocidade
Cinco minutos feitos do mesmo jeito toda vez valem mais do que um recebimento rápido e desleixado que você paga depois em uma dolorosa reconciliação. Um recebimento exato é a exatidão mais barata que você vai comprar. É a correção na origem.