Goederen op de juiste manier ontvangen: een SOP van 5 minuten
De meeste voorraadfouten worden niet gemaakt tijdens het tellen. Ze worden gemaakt op het moment dat de voorraad binnenkomt en niemand hem netjes inboekt. Een doos wordt op een plank geschoven, de telling wordt nooit bijgewerkt, en een week later zijn uw cijfers pure fictie. Een korte, consistente ontvangstroutine stopt het verval al bij de deur. Hier is de SOP.
1. Controleer tegen de order, voordat u tekent
Stem de levering af op uw inkooporder en de pakbon van de leverancier. Juiste artikelen? Juiste hoeveelheden? Teken een beschadigde of onvolledige levering niet af alsof hij compleet was. Zodra u hebt getekend, wordt de afwijking uw probleem, niet dat van de vervoerder.
2. Tel wat er daadwerkelijk in de doos zit
Vertrouw de doos, controleer de inhoud. Tel de werkelijke eenheden, niet het getal dat op het etiket staat. Dit zijn de 60 seconden met de grootste hefboomwerking in het hele proces, want een teltefout hier plant zich voort in elk rapport stroomafwaarts.
3. Inspecteer op schade en datums
Controleer de staat, en noteer voor alles wat bederfelijk is de vervaldatum of houdbaarheidsdatum, zodat u later een first-expiry-first-out-rotatie kunt toepassen (zie FIFO vs. LIFO vs. FEFO). Beschadigde goederen worden nu gemeld, terwijl u nog verhaal hebt bij de leverancier.
4. Boek hem in het systeem in
Werk de voorraadtelling meteen bij, idealiter meteen bij het perron vanaf een telefoon, en niet terug aan het bureau “later”. “Later” is de plek waar nauwkeurigheid sterft. Het ter plekke vastleggen houdt uw voorraadcijfer getrouw aan de plank.
5. Etiketteer en berg op
Voorzie nieuwe artikelen van een QR-code en berg ze op hun vaste plek op, nieuwe voorraad achter oude, zodat FIFO vanzelf gebeurt. Als uw magazijn nog geen duidelijke plekken heeft, los dat dan eerst op: een magazijn zo organiseren dat iedereen alles vindt.
Waarom de routine meer telt dan de snelheid
Vijf minuten, elke keer op dezelfde manier uitgevoerd, verslaan een snelle, slordige ontvangst die u later betaalt in een pijnlijke afstemming. Een nauwkeurige ontvangst is de goedkoopste nauwkeurigheid die u ooit zult kopen. Het is correctheid aan de bron.