資産管理と在庫管理：どこが違うのか？
「在庫」と「資産」を同じ意味であるかのように使い、そして一方のために作られたツールが もう一方でうまく機能しないと、いらだつことになります。この2つは本当に別物で、それぞれに 紐づく問いも違います。両者を区別できるようになれば、何を（そしてどのように）管理するかを 決めるのがぐっと楽になります。
在庫：使い切って発注し直すストック
在庫は消耗品のストックです。買って、使い切って、そして発注し直します。 あなたが気にするのは数量です。今どれだけの箱のネジ、リールのフィラメント、 袋のコーヒー豆が棚にあり、どの時点で買い足す必要があるのか。在庫における決定的な 問いは「あとどれだけ残っていて、いつ発注し直すのか」です。だからこそ、ストックにとって 発注点がこれほど重要なのです。
資産：所有して再利用する機材
資産は所有して繰り返し使う長寿命のものです。工具、ノートパソコン、 AV機材、実験・試験機器、カメラ、はしごなど。これらを数量で数えることはしません。 貸し出して返却してもらう個々のユニットとして管理します。資産における決定的な問いは 「あと何個あるのか」ではなく、「その1個はどこにあり、今誰が持っているのか」です。
何が変わり、なぜそれが重要なのか
この2つの問いは、2つの異なる作業へとつながります。
- 在庫：数量で数えられ、時間とともに消費され、あなたが取る行動は 何かを切らす前に発注し直すことです。
- 資産：個々のユニットとして数えられ、何年も保有され、あなたが取る 行動は、消えてしまわないように見つけて取り戻すことです。
両者を混同すると奇妙な結果になります。2,000ドルの 3Dプリンターに発注点を設定するのは意味をなさず、1本のネジを 「払い出そう」とするのは、ただ無駄な手間です。
両方が必要になるとき
現実の作業スペースの多くは、両方が隣り合っています。工房には消耗品 （フィラメント、留め具、接着剤）も資産（3Dプリンター、ドリル、はんだステーション）もあります。 これはほとんどどこでも当てはまります。
- 職人：ネジとシーリング材（在庫）に加えてドリルと発電機 （資産）。建設チーム向けの工具管理をご覧ください。
- メイカースペース：フィラメントと材料のストックに加えてプリンターと機械。 メイカースペースの在庫をご覧ください。
- 学校や教会：教室と工作の材料に加えてノートパソコン、プロジェクター、AV機材。
- イベント・AVチーム：ガファーテープと電池に加えてカメラ、照明、ミキサー。
- 小規模ITチーム：ケーブルと予備ドライブに加えて、社員に貸与するノートパソコンとモニター。
実務で資産を管理する方法
別のシステムは必要ありません。資産をうまく管理することは、3つのシンプルな習慣に集約されます。
- 各資産に、数秒でスキャンできるよう、それ専用の長寿命の QRラベルを与えてください。
- その所在地を記録し、常にどこにあるのかがわかるようにしてください。 複数の拠点をご覧ください。
- 貸し出して返却してもらうことで、常に誰が持っていてどこへ行ったのかがわかります。 また、自分でラベルを印刷するのも簡単です。QRコードで品目にラベルを付けるをご覧ください。
- シリアル番号、保証期間、最終メンテナンス日を カスタムフィールドで記録し、各資産を 個別に追跡できるようにしてください。
- 複数所有している機材については、その品目を ユニット単位の管理に切り替え、各資産が ステータスと記録された履歴を持つ独自のレコードとなるようにしましょう。数の中の1行ではなく。
拠点とチームアクセスを活用する
在庫のときとまったく同じように、各現場、各車両、各部屋を独自の拠点として扱ってください。 そして適切な人にチームアクセスを与え、 資産の更新が一人だけのボトルネックではなく、全員の仕事になるようにしましょう。 現場監督、実験室の技術者、AV担当者の全員が機材をスキャンして再割り当てできれば、 誰かが追いかけ回さなくてもレコードは最新のままです。