カスタムフィールド:在庫にとって重要な詳細を記録する
ほとんどの在庫ツールは、固定された列のセットを提供します。名前、在庫数、 そして場合によっては価格です。それで基本はカバーできますが、実際の在庫にはこうした列では 表しきれない詳細が伴います。これはどのロットなのか。いつ期限が切れるのか。シリアル番号、色、そしてアイテムが置かれている 棚はどこか。カスタムフィールドを使えば、まさにこうした詳細を、 あなた自身の条件で追加でき、在庫を他人のスキーマに押し込める必要はありません。事実がカタログSKUに属するか、 特定の在庫行に属するかに応じて、アイテム単位またはユニット単位に付けられます。
カスタムフィールドとは本当は何か
カスタムフィールドとは、在庫に付ける名前付きの情報です。すなわち フィールド名(たとえば「有効期限」)と値(たとえば 「2027-03」)です。フィールドは一度定義すれば、カタログ全体で 再利用でき、「有効期限」がどこでも同じ意味を持つようになります。 これが、スキャン、並べ替え、検索ができる構造化された詳細と、メモ欄に埋もれた 一文との違いです。
アイテム単位とユニット単位
アイテム単位のフィールドは製品そのものを表します。色、サイズ、サプライヤーSKU、既定の保管場所など、 そのアイテムのすべてのユニットで同じ事実です。ユニット単位のフィールドは、特定の在庫行 または物理ユニットを表します。ロット番号、有効期限、入荷日、状態など、複数のロットや複数のシリアル個体を 抱えると異なり得る事実です。フィールドを作成するとき、アイテム、ユニット、または両方のどれに適用するかを選びます。
いつ使うべきか
「あともう一列あればいいのに」と在庫について思ったことがあるなら、それがカスタムフィールドです。よくあるものは次のとおりです。
- トレーサビリティとリコールのためのロット番号・製造番号(通常はユニット単位)。
- 先に期限が切れるものを先に出す方式で在庫を回すための有効期限や入荷日(通常はユニット単位)。
- 高価で個別に追跡するアイテムのためのシリアル番号(ユニット単位)。
- 小売やアパレルのための色、サイズ、バリエーション(アイテム単位)。
- 自社の名称と併記する仕入先SKUやメーカー番号(アイテム単位)。
- 誰もがすぐに見つけられるようにするための保管場所や棚の位置(アイテムまたはユニット)。
追加し、再利用し、表示する
この流れはあえてシンプルにしてあります。アイテムまたはユニットを開き、カスタムフィールドを追加し、名前と 値を付けて保存します。次にそのフィールドが必要になったときは、すでに 使っているフィールドのドロップダウンから選ぶので、「色」「いろ」「カラー」が同じカタログのなかで 競合することは決してありません。
フィールドをきれいに保つ
- ほとんど同じ名前を打ち込むのではなく、既存のフィールドを再利用しましょう。
- カタログの事実はアイテムに、在庫行の事実はユニットに置き、ロットが異なるときも値が正しく保たれるようにします。
- 頻繁に参照する場合にのみ、フィールドを列に昇格させましょう。残りは詳細ビューに置いておきます。
- 並べ替えが機能するように、値の書式を統一しましょう(日付はYYYY-MMを選び、それを貫きます)。
AIに入力させる
Simple Inventory Managementには統合されたMCPサーバーが あるので、カスタムフィールドを対話形式で設定することもできます。Claudeに「生理食塩水の ロット番号をL-33027に設定して」と伝えれば、フィールドを埋めてくれます。詳しくは Claudeに頼んでカスタムフィールドを追加するをご覧ください。