Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie die Details, die für Ihren Bestand zählen
Die meisten Inventarwerkzeuge geben Ihnen einen festen Satz an Spalten: einen Namen, einen Bestand, vielleicht einen Preis. Das deckt die Grundlagen ab, doch echter Bestand trägt Details, die diese Spalten nicht fassen können. Welche Charge ist das? Wann läuft sie ab? Wie lautet die Seriennummer, die Farbe, das Fach, in dem der Artikel liegt? Mit benutzerdefinierten Feldern fügen Sie genau diese Details hinzu, zu Ihren Bedingungen, ohne Ihr Inventar in das Schema eines anderen zu zwängen.
Was ein benutzerdefiniertes Feld wirklich ist
Ein benutzerdefiniertes Feld ist eine benannte Information, die Sie an einen Inventarartikel anhängen: ein Feldname (etwa „Verfall“) und ein Wert (etwa „2027-03“). Sie definieren das Feld einmal und können es bei jedem anderen Artikel wiederverwenden, sodass „Verfall“ in Ihrem gesamten Katalog dasselbe bedeutet. Das ist der Unterschied zwischen einem strukturierten Detail, das Sie scannen, sortieren und durchsuchen können, und einem Satz, der in einem Notizfeld vergraben ist.
Wann Sie darauf zurückgreifen sollten
Wenn Sie sich je gewünscht haben, Ihr Inventar hätte „nur eine Spalte mehr“, dann ist das ein benutzerdefiniertes Feld. Die häufigsten:
- Chargennummer für Rückverfolgbarkeit und Rückrufe.
- Verfalls- oder Eingangsdatum, um den Bestand nach dem Prinzip zuerst verfallen, zuerst raus zu drehen.
- Seriennummer für hochwertige, einzeln nachverfolgte Artikel.
- Farbe, Größe oder Variante für Einzelhandel und Bekleidung.
- Lieferanten-SKU oder Herstellernummer neben Ihrer eigenen Benennung.
- Lager- oder Regalplatz, damit jeder ihn schnell findet.
Hinzufügen, wiederverwenden, anzeigen
Der Ablauf ist bewusst einfach. Öffnen Sie einen Artikel, fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu, geben Sie ihm einen Namen und einen Wert, und speichern Sie. Wenn Sie dieses Feld das nächste Mal einem anderen Artikel hinzufügen, wählen Sie es aus einer Dropdown-Liste der Felder, die Sie bereits verwenden, damit Sie nie mit „Farbe“, „farbe“ und „Farb“ im selben Katalog konkurrieren.
Halten Sie Ihre Felder sauber
- Verwenden Sie ein vorhandenes Feld wieder, statt einen fast identischen Namen einzutippen.
- Befördern Sie ein Feld nur dann zu einer Spalte, wenn Sie es oft nachschlagen. Die übrigen leben im Artikeldetail.
- Halten Sie Wertformate einheitlich (wählen Sie JJJJ-MM für Daten und bleiben Sie dabei), damit die Sortierung funktioniert.
Lassen Sie die KI tippen
Da Simple Inventory Management einen integrierten MCP-Server besitzt, können Sie benutzerdefinierte Felder auch im Dialog setzen. Sagen Sie Claude „setze die Chargennummer der Kochsalzlösung auf L-33027“ und es füllt das Feld für Sie aus. Mehr dazu in benutzerdefinierte Felder hinzufügen, indem Sie Claude fragen.