非営利団体とフードバンクのための在庫管理
非営利団体の在庫は、難しい組み合わせを一度に抱えています。在庫は予測できないタイミングで 寄付として届き、その多くが傷みやすく、それを扱う人々は、ときにはたった一回の シフトだけのボランティアです。初心者でも二分の説明で正しく使えるほど シンプルなシステムが必要です。
まさに初めてのシフトの人でも使えるようにする
最大のリスクはソフトウェアではありません。コーディネーターしか理解できないプロセスです。 棚や容器にQRコードでラベルを付ければ、 ボランティアはスキャンして、そこに何が置かれるべきかを正確に確認し、在庫数を自分の電話から 調整できます。研修も不要、アプリのインストールも不要です。全員に アクセス権を与え、在庫の更新が一人の担当者に 依存しないようにしましょう。
賞味期限を追跡し、先入れ先出しならぬ先期限先出しを実践する
寄贈された食品では、最も早く期限が切れる箱を最初に出さなければなりません。単なる 先入れ先出しではなく、FEFOです。賞味期限を記録し、それに基づいて回転させることで、 何かが棚の奥で静かに古びていくことがなくなります。この回転のロジックは、 FIFO対LIFO対FEFOで扱っているものと同じです。
入庫と出庫を記録する
寄付は入り、支給は出ていく。その両方を記録しましょう。この継続的な履歴こそが、資金提供者や 理事会が実際に尋ねる問い、つまりどれだけ入り、どれだけ支給され、どれだけ廃棄せざるを 得なかったかに答えることを可能にします。それはまた、あなたの直感 （「うちはいつも缶詰のたんぱく質が足りない」）を、対処できる数字に変えてくれます。
いつも足りないアイテムから目を離さない
主要な食品（常に必要で、しょっちゅう底をつくもの）に再発注点を 設定して、在庫が空になる前に、後ではなく、狙いを定めた寄付募集や購入のためにシステムが それらを目印として示すようにしましょう。
ゼロからやり直さずに二つ目の拠点を立ち上げる
二つ目の備蓄庫や季節の配布拠点は、もう一つの拠点にすぎません。 それぞれを別々に追跡し、拠点間で在庫を移動させ、運営全体を明確に見通しましょう。