로트 번호, 유효기한, 일련번호: 스프레드시트 없이 기록하기
많은 기업에게 선반에서 수를 세는 것은 쉬운 부분입니다. 여러분을 정말로 곤경에서 지켜 주는 세부는, 그것이 어느 개체인지 아는 것입니다. 어느 로트의 것인지, 언제 기한이 만료되는지, 어느 일련번호가 밖에 나가 있는지. 이것을 틀리면 감사 불합격, 어림짐작에 기댄 리콜, 보증을 둘러싼 다툼에 직면합니다. 아무도 갱신하지 않는 곁다리 스프레드시트가 아니라, 사용자 지정 필드를 사용해 깔끔하게 기록하는 방법을 소개합니다.
로트 번호와 배치 번호: 추적성
로트 번호는 한 무리의 개체를 1회의 제조 로트에 묶어 줍니다. 공급처가 로트 "L-22841"의 리콜을 냈을 때, 여러분은 하나의 물음에 몇 초 만에 답하고 싶을 것입니다. 우리에게 재고가 있는가, 그리고 어디에? 로트를 품목의 사용자 지정 필드로 저장하면, 검색으로 끄집어내야 할 것을 즉시 알 수 있습니다. 로트 필드가 없으면, 리콜은 선반을 하나씩 뒤지는 작업이 됩니다.
- 상자가 아직 손에 있을 때, 입고 시점에 로트를 기록합니다.
- 같은 제품의 여러 로트를 일상적으로 보유한다면, 그것들을 별개의 품목으로 추적해 수 세기가 정확하게 유지되도록 합니다.
- 통일된 형식을 지켜, 부분적인 로트로 검색해도 걸리도록 합니다.
유효기한: 선입선출 회전
유효기한은 기록해야 비로소 쓸모가 있습니다. 열로 표시되는 "유효기한" 사용자 지정 필드가 있으면, 카탈로그 전체가 가장 먼저 소진되는 것 순으로 정렬되며, 그것이 바로 사용하거나 판매해야 할 순서입니다. 이것이 FEFO(먼저 만료되는 것을 먼저 내보내기)이며, 재고를 다 팔지 아니면 상각할지를 가르는 분기점입니다.
일련번호: 개별 책임 소재
일부 품목은 서로 바꿔 쓸 수 없습니다. 전동 공구, 노트북, 의료 기기. 각각에 일련 번호, 보증 기간, 내력이 있습니다. 이런 것들에 대해서는, 일련번호 사용자 지정 필드가 "드릴이 12대 있다"를 "드릴 SN-4471은 노스 팀과 함께 이동 중, 보증은 2027년까지"로 바꿔 줍니다. 이것이 재고 추적과 자산 추적의 경계입니다.
사용자 지정 필드가 스프레드시트를 이기는 이유
곁다리 스프레드시트는 재고가 움직인 순간 낡아지고, 누군가 스마트폰을 손에 들고 선반 앞에 서 있을 때는 거기에 없습니다. 사용자 지정 필드는 품목 그 자체에 존재하므로 품목과 함께 움직입니다. QR 코드를 스캔하고, 로트와 유효기한을 보고, 그 자리에서 갱신합니다. 모든 것이 검색 가능하고, 정렬 가능하며, 통일된 상태로 유지되고, 모든 변경이 기록됩니다.
감사에 계속 대비하기
- 여러분의 비즈니스에 어떤 세부가 필수인지 정하고, 입고할 때마다 매번 그것을 기록합니다.
- 감사인이나 리콜이 물을 법한 것(로트, 유효기한)을 열로 만들어, 한눈에 보이게 합니다.
- 그것들을 스냅샷과 연결해, 나중에 대조할 수 있는 날짜가 찍힌 고정된 증거를 남깁니다.