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批号、有效期和序列号：不用表格也能记录清楚
对许多企业来说，在货架上清点数量是轻松的部分。真正让您免于陷入混乱的细节，是知道它们究竟是哪些单元：它们来自哪个批次，什么时候过期，以及哪个序列号已经出了门。这一点做错了，您就会面对审计不通过、盲目召回和保修纠纷。下面就讲讲如何用自定义字段把它记录清楚，而不是靠一张没人更新的旁边表格。
批号和批次号：可追溯性
批号把一组单元与一次生产运行联系起来。当供应商对批次「L-22841」发出召回时，您想在几秒内回答一个问题：我们有没有这批货，在哪里？把批次作为自定义字段存在物品上，一次搜索就能立刻告诉您需要取出哪些。没有批次字段，召回就变成一架一架货架地找。
- 在收货时就记录批次，趁盒子还在手里的时候。
- 如果您经常同时持有同一产品的多个批次，就把它们作为独立物品追踪，让计数保持真实。
- 保持统一的格式，这样按部分批号搜索时仍能命中。
有效期：先到期先出的轮换
有效期只有在您记录下来时才有用。用一个显示为列的「有效期」自定义字段，您的整个目录就会按最先耗尽的顺序排序，而这正是您应当使用和出售它们的顺序。这就是 FEFO（先到期先出），它是把库存卖出去和把库存核销掉之间的区别。
使用可排序的日期格式，比如 YYYY-MM-DD，让该列正确排序。参阅 FIFO、LIFO 还是 FEFO，了解何时应让有效期优先。
序列号：逐个的责任归属
有些物品不可互换。一件电动工具、一台笔记本电脑、一件医疗设备：每一件都有序列号、保修期和一段历史。对这些物品，一个序列号自定义字段能把「我们有 12 台电钻」变成「电钻 SN-4471 正跟着北区团队在外，保修到 2027 年」。这就是库存追踪和资产追踪之间的分界线。
如果每个单元真的是独立的一件东西，单元级追踪比序列号字段更进一步：每台电钻或每台笔记本都成为自己的记录，有一个状态和一段被记录的历史，而物品的合计会从各单元自动累加出来。
为什么自定义字段胜过表格
旁边的表格在库存一移动的那一刻就过时了，而且当有人拿着手机站在货架前时它并不在场。自定义字段就活在物品上，因此它随物品一起走：扫描 QR 码，看到批次和有效期，就地更新。一切都保持可搜索、可排序、统一，而且每次改动都会被记录。
随时应对审计
- 确定哪些细节对您的企业是必填的，然后每一次都在收货时记录它们。
- 把审计员或召回会问到的那些（批次、有效期）做成列，让它们一目了然。
- 把它们与快照结合，得到一份带日期、被冻结、可供对照的凭证。