ロット番号、有効期限、シリアル番号: 表計算なしで記録する
多くの企業にとって、棚での数え上げは簡単な部分です。あなたを本当にトラブルから 守る詳細は、それがどの個体かを知ることです。どのロットのものか、いつ期限が切れるか、どの シリアル番号が外に出ているか。これを間違えると、監査の不合格、当てずっぽうのリコール、 保証をめぐる争いに直面します。誰も更新しないサイドの表計算ではなく、カスタムフィールドを使って きれいに記録する方法を紹介します。
ロット番号とバッチ番号: トレーサビリティ
ロット番号は、一群の個体を1回の製造ロットに結びつけます。仕入先がロット 「L-22841」のリコールを出したとき、あなたは1つの問いを数秒で答えたいはずです。うちに在庫はあるか、そしてどこか? ロットを 品目のカスタムフィールドとして保存すれば、検索で取り出すべきものが即座にわかります。ロットフィールドがなければ、 リコールは棚を1つずつ探す作業になります。
- 箱がまだ手元にあるうちに、入荷時にロットを記録します。
- 同じ製品の複数ロットを日常的に保有する場合は、それらを別々の品目として追跡し、数え上げが正確に保たれるようにします。
- 統一されたフォーマットを守り、部分的なロットで検索してもヒットするようにします。
有効期限: 先入れ先出しの回転
有効期限は、記録して初めて役に立ちます。列として表示される「有効期限」のカスタムフィールドがあれば、 カタログ全体が最初に尽きるものの順に並び、それはまさに使用・販売すべき順序です。 これがFEFO（先に期限が切れるものから先に出す）であり、在庫を売り切るか償却するかの分かれ目です。
シリアル番号: 個別の説明責任
一部の品目は交換可能ではありません。電動工具、ノートパソコン、医療機器。それぞれにシリアル 番号、保証期間、来歴があります。こうしたものに対しては、シリアル番号のカスタムフィールドが「ドリルが12台 ある」を「ドリルSN-4471はノースチームとともに移動中、保証は2027年まで」に変えます。これが 在庫追跡と資産追跡との境界です。
カスタムフィールドが表計算に勝る理由
サイドの表計算は、在庫が動いた瞬間に古くなり、誰かがスマホを手に棚の前に立っているときにはそこにありません。 カスタムフィールドは品目そのものに存在するため、品目とともに移動します。QRコードをスキャンし、ロットと有効期限を見て、 その場で更新します。すべてが検索可能、並べ替え可能、統一された状態に保たれ、すべての変更が記録されます。
監査に備え続ける
- あなたのビジネスにとってどの詳細が必須かを決め、入荷時に毎回それを記録します。
- 監査人やリコールが尋ねそうなもの（ロット、有効期限）を列にして、一目で見えるようにします。
- それらをスナップショットと結びつけ、後で照合できる日付付きの凍結された証拠を残します。