Gestión de inventario para cafeterías y coffee shops
Quedarte sin leche de avena a las 8 de la mañana no es un problema de hoja de cálculo. Es una fila de clientes habituales molestos y un barista disculpándose por décima vez. El inventario de una cafetería es de rotación rápida, es perecedero y fácil de perder de vista. Aquí tienes un sistema que mantiene la barra surtida sin que tengas que contar cartones en la cámara fría cada mañana.
Empieza por los niveles de stock mínimo, no por conteos perfectos
Un nivel de stock mínimo (o par level) es la cantidad mínima de un artículo que quieres tener a mano antes de la próxima entrega. No necesitas saber que tienes exactamente 14 cartones de leche entera. Necesitas saber que estás por debajo de los 20 necesarios para aguantar un sábado. Define un mínimo para cada artículo de rotación rápida: cada café en grano, cada leche y bebida vegetal, los siropes, los vasos, las tapas, las mangas y la bollería.
Configúralos como niveles de aviso y críticos por artículo para que el sistema te los señale. Cuando la leche baja del mínimo, llega automáticamente a tu lista de pedido, en lugar de quedarse en la cabeza de alguien.
Cuenta las pocas cosas que rotan rápido
No necesitas un conteo completo del almacén cada día. Haz un conteo cíclico rápido de tus 10 a 15 artículos principales al cierre, y una reconciliación más completa cada semana. Dos minutos contando leche y granos valen más que un inventario mensual de 90 minutos, ya desactualizado para cuando lo terminas.
Sigue las mermas, no solo las ventas
Leche cortada, bollería rancia, shots calibrados y desechados durante el ajuste: eso es inventario bien real que se va sin una venta. Regístralo. Cuando puedes ver que tiras seis litros de leche de avena por semana, puedes ajustar tu pedido y dejar de pagar por adelantado por la basura.
Vigila la vida útil con el FEFO
Los lácteos y la bollería fresca siguen el principio de primero en caducar, primero en salir: el cartón que caduca antes se usa primero, sin importar cuándo llegó. Fecha tu stock y haz la rotación a la entrada. Más detalles sobre los métodos de rotación en FIFO vs. LIFO vs. FEFO.
Haz que funcione en una segunda sede
Si gestionas más de un local, trata cada uno como su propia sede para ver dónde está realmente el stock, y transfiere unos cuantos sacos de granos de una cafetería a otra en lugar de hacer un pedido urgente. Consulta mantener conteos fiables en varias sedes.