Ricevere le scorte nel modo giusto: una procedura in 5 minuti
La maggior parte degli errori di inventario non viene commessa durante i conteggi. Viene commessa nel momento in cui le scorte arrivano e nessuno le verifica correttamente. Uno scatolone viene spinto su uno scaffale, il conteggio non viene mai aggiornato e una settimana dopo i vostri numeri sono pura finzione. Una routine di ricezione breve e coerente ferma il problema già alla porta. Ecco la procedura.
1. Verificate rispetto all’ordine, prima di firmare
Fate corrispondere la consegna al vostro ordine d’acquisto e al documento di trasporto del fornitore. Gli articoli giusti? Le quantità giuste? Non convalidate una consegna danneggiata o incompleta come se fosse completa. Una volta firmato, la discrepanza diventa un vostro problema, non del trasportatore.
2. Contate ciò che si trova davvero nello scatolone
Fidatevi dello scatolone, verificate il contenuto. Contate le unità reali, non il numero stampato sull’etichetta. Sono i 60 secondi più redditizi dell’intero processo, perché un errore di conteggio qui si propaga in ogni report a valle.
3. Ispezionate danni e date
Verificate le condizioni e, per tutto ciò che è deperibile, registrate la data di scadenza o di conservazione minima così da poter applicare in seguito una rotazione primo-scaduto-primo-uscito (vedi FIFO vs LIFO vs FEFO). Le merci danneggiate vanno segnalate adesso, finché avete ancora una rivalsa nei confronti del fornitore.
4. Registratelo nel sistema
Aggiornate il conteggio delle scorte immediatamente, idealmente lì, sulla banchina, da un telefono, e non tornando a una scrivania «più tardi». È nel «più tardi» che l’esattezza muore. Registrarlo sul momento è ciò che mantiene il vostro dato di stock disponibile fedele allo scaffale.
5. Etichettate e riponete
Contrassegnate i nuovi articoli con un QR code e riponeteli nella loro posizione assegnata, le scorte nuove dietro quelle vecchie, così che il FIFO avvenga in modo naturale. Se il vostro magazzino non ha ancora posizioni evidenti, sistematelo prima: organizzare un magazzino perché chiunque trovi tutto.
Perché la routine conta più della velocità
Cinque minuti eseguiti sempre nello stesso modo valgono più di una ricezione rapida e frettolosa che pagate poi in una faticosa riconciliazione. Una ricezione esatta è l’esattezza più economica che acquisterete mai. È la correttezza alla fonte.