ロット番号、有効期限、シリアル番号:スプレッドシートなしで追跡する
多くのビジネスにとって、棚の上の数量は簡単な部分です。本当にトラブルを避ける詳細は、 それがどのユニットかです。どのロットから来たのか、いつ期限が切れるのか、どのシリアルが 外に出たのか。ここを誤ると、監査の失敗、盲目的なリコール、保証トラブルに直面します。 誰も更新しない別スプレッドシートではなく、カスタムフィールド (アイテム単位とユニット単位)できれいに追跡する方法を説明します。
ロット番号と製造番号:トレーサビリティ
ロット番号は、一群のユニットを生産ロットに結び付けます。仕入先がロット 「L-22841」のリコールを出したら、数秒で答えたい質問は一つです。あるか、どこにあるか? ロットを在庫行上のユニット単位カスタムフィールドとして保存すれば、検索が即座に引き取るべきものを 教えてくれます。同じ製品の複数ロットを抱えていても、別アイテムを作らずに各行が独自のロットを保てます。 ロットフィールドがなければ、リコールは棚ごとの手当たり次第の探索になります。
- 箱がまだ手元にある入荷時にロットを記録します。
- 同じSKUで複数ロットをよく抱える場合は、ユニット単位のフィールドを優先します。
- 部分一致の検索でも見つかるよう、書式を一貫させます。
有効期限:先に期限が来るものから先に出す
有効期限は、記録して初めて役立ちます。「有効期限」をユニット(または在庫行)上のカスタム フィールドにし、必要な場所に表示して、先に期限が来るものから先に出します。それがFEFO (first-expiry-first-out)であり、売り切るか廃棄するかの分かれ目です。複数ロットが1つのアイテムを共有する場合、 各ユニットの期限日は異なり得ます。
シリアル番号:個体ごとの責任
一部のアイテムは互換がありません。電動工具、ノートPC、医療機器:それぞれにシリアル 番号、保証期間、履歴があります。そうした品目では、シリアル番号のカスタムフィールドが「ドリルが12本ある」を 「ドリル SN-4471 は北チームの外出中、保証は2027年まで」に変えます。それが在庫追跡と 資産追跡の境界です。
カスタムフィールドがスプレッドシートに勝る理由
別スプレッドシートは在庫が動いた瞬間に古くなり、誰かが棚の前でスマホを持っているときには そこにありません。カスタムフィールドはアイテムまたはユニット上に生きるので、在庫と一緒に 動きます。QRコードをスキャンし、ロットと有効期限を見て、その場で更新。カタログの事実はアイテムに、 ロットと有効期限はロットが異なるときはユニットに。すべて検索・並べ替え・一貫性が保たれ、変更は すべて記録されます。
監査に備える
- ビジネスで必須の詳細を決め、入荷のたびに必ず記録します。
- 監査やリコールで聞かれるもの(ロット、有効期限)を列に昇格させ、一目で見えるようにします。
- スナップショットと組み合わせ、照合できる日付付きの固定記録を残します。