Lotnummers, vervaldata en serienummers: leg ze vast zonder spreadsheet
Voor veel bedrijven is de telling in het schap het makkelijke deel. Het detail dat u werkelijk uit de problemen houdt, is weten welke eenheden het zijn: uit welk lot ze komen, wanneer ze verlopen en welk serienummer de deur uit is. Doet u dat fout, dan staat u voor mislukte audits, blinde terugroepacties en garantiegeschillen. Zo legt u het netjes vast met aangepaste velden in plaats van met een los spreadsheet dat niemand bijwerkt.
Lot- en batchnummers: de traceerbaarheid
Een lotnummer verbindt een groep eenheden met een productieronde. Wanneer een leverancier een terugroepactie voor lot “L-22841” uitvaardigt, wilt u één enkele vraag in seconden beantwoorden: hebben we er, en waar? Bewaar het lot als aangepast veld op het artikel, en een zoekopdracht toont u direct wat u eruit moet halen. Zonder lotveld wordt een terugroepactie een zoektocht schap voor schap.
- Leg het lot vast bij de ontvangst, terwijl de doos nog in uw hand is.
- Als u regelmatig meerdere loten van hetzelfde product aanhoudt, volg ze dan als aparte artikelen, zodat de tellingen eerlijk blijven.
- Houd een eenvormig formaat aan, zodat een zoekopdracht op een deellot toch treffers vindt.
Vervaldata: de rotatie eerst-verlopen-eerst-eruit
Vervaldata helpen alleen als u ze vastlegt. Met een aangepast veld “Vervaldatum”, dat als kolom wordt weergegeven, sorteert uw hele catalogus zich op wat het eerst opraakt, wat precies de volgorde is waarin u het zou moeten gebruiken en verkopen. Dat is FEFO (eerst verlopen, eerst eruit), en het is het verschil tussen voorraad verkopen en hem afschrijven.
Serienummers: de individuele verantwoording
Sommige artikelen zijn niet uitwisselbaar. Een elektrisch gereedschap, een laptop, een stuk medische apparatuur: elk heeft een serie- nummer, een garantievenster en een voorgeschiedenis. Voor die verandert een aangepast serienummerveld “we hebben 12 boormachines” in “boormachine SN-4471 is met het noord-team onderweg, garantie tot 2027”. Dat is de grens tussen voorraadregistratie en activaregistratie.
Waarom een aangepast veld een spreadsheet verslaat
Een los spreadsheet veroudert op het moment dat de voorraad beweegt, en het is er niet wanneer iemand met een telefoon voor het schap staat. Aangepaste velden leven op het artikel, dus reizen ze met hem mee: scan de QR-code, zie lot en vervaldatum, werk ter plekke bij. Alles blijft doorzoekbaar, sorteerbaar en consistent, en elke wijziging wordt gelogd.
Blijf auditklaar
- Beslis welke details verplicht zijn voor uw bedrijf, en leg ze vast bij ontvangst, elke keer.
- Maak degene waar een auditor of een terugroepactie naar zou vragen (lot, vervaldatum) tot kolommen, zodat ze in één oogopslag zichtbaar zijn.
- Combineer het met snapshots voor een gedateerd, bevroren bewijs waartegen u kunt afstemmen.