लॉट नंबर, एक्सपायरी तिथियाँ और सीरियल नंबर: बिना स्प्रेडशीट के ट्रैक करें
बहुत सारे व्यवसायों के लिए, शेल्फ पर गिनती आसान हिस्सा है। असली ब्यौरा जो आपको मुसीबत से बचाता है वह यह है कि वे कौन-सी इकाइयाँ हैं: वे किस लॉट से आईं, कब एक्सपायर होती हैं, और कौन-सा सीरियल दरवाजे से बाहर चला गया। इसे गलत कर दें और आप असफल ऑडिट, अंधेरे में रिकॉल और वारंटी विवादों का सामना करेंगे। यहाँ बताया गया है कि इसे किसी ऐसी बगल की स्प्रेडशीट के बजाय, जिसे कोई अपडेट नहीं करता, कस्टम फ़ील्ड के साथ साफ-सुथरे तरीके से कैसे ट्रैक करें।
लॉट और बैच नंबर: पता लगाने की क्षमता
एक लॉट नंबर इकाइयों के एक समूह को वापस एक उत्पादन रन से जोड़ देता है। जब कोई आपूर्तिकर्ता लॉट “L-22841” पर रिकॉल जारी करता है, तो आप एक सवाल का जवाब सेकंडों में चाहते हैं: क्या हमारे पास कोई है, और कहाँ? लॉट को आइटम पर एक कस्टम फ़ील्ड के रूप में संग्रहीत करें, और एक खोज तुरंत बता देती है कि क्या हटाना है। कोई लॉट फ़ील्ड न हो, तो एक रिकॉल शेल्फ-दर-शेल्फ की तलाश बन जाता है।
- स्टॉक प्राप्त होते समय लॉट रिकॉर्ड करें, जब डिब्बा अभी भी आपके हाथ में हो।
- यदि आप नियमित रूप से एक ही उत्पाद के कई लॉट रखते हैं, तो उन्हें अलग-अलग आइटम के रूप में ट्रैक करें ताकि गिनती ईमानदार बनी रहे।
- प्रारूप को सुसंगत रखें ताकि आंशिक लॉट की खोज भी मेल पा सके।
एक्सपायरी तिथियाँ: पहले-एक्सपायर-पहले घुमाएँ
एक्सपायरी तिथियाँ तभी मदद करती हैं जब आप उन्हें कैप्चर करें। एक कॉलम के रूप में दिखाई गई “एक्सपायरी” कस्टम फ़ील्ड के साथ, आपका पूरा कैटलॉग इस आधार पर क्रमबद्ध होता है कि पहले क्या खत्म होता है, जो ठीक वही क्रम है जिसमें आपको इसका उपयोग और बिक्री करनी चाहिए। यही FEFO (पहले-एक्सपायर-पहले-बाहर) है, और यही स्टॉक को बेच निकालने और उसे राइट-ऑफ करने के बीच का फर्क है।
सीरियल नंबर: व्यक्तिगत जवाबदेही
कुछ आइटम आपस में बदले नहीं जा सकते। एक पावर टूल, एक लैपटॉप, एक चिकित्सा उपकरण: हर एक का एक सीरियल नंबर, एक वारंटी अवधि और एक इतिहास होता है। उनके लिए, एक सीरियल-नंबर कस्टम फ़ील्ड “हमारे पास 12 ड्रिल हैं” को “ड्रिल SN-4471 नॉर्थ क्रू के साथ बाहर है, वारंटी 2027 तक” में बदल देती है। यही इन्वेंट्री ट्रैकिंग और एसेट ट्रैकिंग के बीच की रेखा है।
क्यों एक कस्टम फ़ील्ड स्प्रेडशीट को हरा देती है
एक बगल की स्प्रेडशीट स्टॉक के हिलते ही पुरानी हो जाती है, और वह तब वहाँ नहीं होती जब कोई फोन लिए शेल्फ के सामने खड़ा हो। कस्टम फ़ील्ड आइटम पर रहती हैं, इसलिए वे उसके साथ चलती हैं: QR कोड स्कैन करें, लॉट और एक्सपायरी देखें, वहीं मौके पर अपडेट करें। सब कुछ खोजने योग्य, क्रमबद्ध करने योग्य और सुसंगत बना रहता है, और हर बदलाव दर्ज होता है।
ऑडिट-तैयार रहें
- तय करें कि आपके व्यवसाय के लिए कौन-से ब्यौरे अनिवार्य हैं और उन्हें हर बार माल-प्राप्ति पर कैप्चर करें।
- जिन्हें कोई ऑडिटर या रिकॉल पूछेगा (लॉट, एक्सपायरी) उन्हें कॉलम में बढ़ावा दें ताकि वे एक नज़र में दिखें।
- इसे स्नैपशॉट के साथ जोड़ें ताकि एक तिथि-अंकित, स्थिर रिकॉर्ड मिले जिससे आप मिलान कर सकें।