Inventario por kilos: cómo controlar el stock que no se puede contar
La mayoría del software de inventario da por hecho que el mundo viene en piezas. Diez piezas, cuarenta tornillos, tres portátiles. Eso funciona hasta que lo que hay en la estantería es un saco, un bidón o una bobina. Una panadería no tiene «12 unidades» de harina. Una rotulería tiene 48,5 metros de vinilo en un rollo. Una empresa de limpieza compra el desengrasante por litros y lo usa a chorritos. Para todos ellos, la respuesta honesta a «¿cuánto tenemos?» es un peso, un volumen o una longitud, y a menudo una fracción.
Simple Inventory Management ahora controla los artículos en la unidad en la que realmente vienen. Esta guía explica qué es una unidad de medida, cómo definirla, qué cambia una vez definida, y la única cosa que, a propósito, no hace.
Qué es una unidad de medida
Cada artículo tiene una unidad de medida. Por defecto es Cada uno, es decir, piezas, y ese es el comportamiento que ya conoces. En cuanto la cambias a kg, lb, g, oz, ml, L, fl oz, gal, cm, m, in o ft (o a una etiqueta personalizada como «saco» o «palé»), todas las cantidades de ese artículo se expresan en esa unidad:
- Los cuatro conteos: Stock, Recepción, Envío y Dañado.
- Los niveles de alerta y crítico que ponen la fila en amarillo o en rojo.
- El punto de reposición y la cantidad de reposición.
- Las líneas de pedido, los componentes de ensamblaje, las filas de las instantáneas y el historial de cada cambio.
La unidad aparece junto al número dondequiera que aparezca el número: la tabla de inventario, la página del artículo, los pedidos, los ensamblajes, los informes, la alerta de Teams que dice «quedan 2,5 kg» y lo que ve un asistente de IA cuando lee tu stock por MCP. Nunca tienes que recordar que el «12» de la harina significa kilos mientras que el «12» de los vasos de papel significa vasos.
Decimales, por fin
Las piezas son números enteros. Los pesos y los volúmenes no. Una vez que un artículo tiene una unidad, todas sus cantidades aceptan hasta tres decimales, así que puedes registrar 2,5 kg de harina, 0,75 L de resina o 12,25 m de cable sin redondear a la pieza entera más cercana. Los botones rápidos − y + siguen avanzando de una unidad entera en una, porque eso es lo que quieres cuando coges otro saco de la estantería, y Agregar/Restar y Editar aceptan cualquier número que escribas.
Los umbrales siguen la misma regla. Un nivel de alerta de 5 kg y un nivel crítico de 2,5 kg se comportan exactamente igual que los conteos de alerta y crítico de un artículo discreto: la fila se pone amarilla a 5 o menos, roja a 2,5 o menos, y una alerta de Teams se dispara en la bajada.
Cómo configurarlo
- Abre el artículo (o crea uno nuevo) y haz clic en Editar.
- En Unidad de medida, elige una unidad de los grupos de peso, volumen o longitud, o elige Personalizada y escribe tu propia etiqueta.
- Introduce los niveles de alerta, crítico y de reposición en esa unidad. El campo muestra la unidad junto a la casilla para que no puedas confundirlas.
- Guarda. A partir de ahora, todas las cantidades de este artículo están en esa unidad.
¿Importas desde una hoja de cálculo? Añade una columna Unit a tu CSV y la importación masiva define la unidad por fila, aceptando valores de stock decimales. Una unidad como «kg» o «litro» se reconoce y se clasifica automáticamente en el grupo correcto.
La única cosa que no hace: convertir
La unidad es una etiqueta, no una calculadora. Si cambias un artículo de kg a lb, sus números se quedan exactamente como estaban. 10 sigue siendo 10; no se convierte en 22,05. Es una decisión deliberada. La conversión automática suena útil hasta que reescribe en silencio tu posición de stock porque alguien eligió la opción equivocada en un desplegable, y se complica de verdad con unidades que no son estrictamente convertibles (un «saco» de harina son 25 kg en un proveedor y 16 kg en otro).
Así que la regla es simple: elige la unidad en la que coinciden tu báscula, la factura de tu proveedor y tu equipo, defínela una vez y mantenla. Si de verdad necesitas cambiar, define la nueva unidad y luego corrige los conteos con Editar. El cambio queda registrado en el historial del artículo como cualquier otro ajuste.
Los lotes, los pedidos y las recetas siguen funcionando
Los artículos medidos encajan con todo lo demás. El seguimiento por unidad convierte un artículo en líneas de stock con nombre; en un artículo medido cada línea es un lote con su propia cantidad, así que «Lote A, 25 kg, consumir antes de junio» y «Lote B, 12,5 kg» conviven bajo un mismo artículo, y un pedido toma de un lote concreto. Los pedidos entrantes y salientes llevan las cantidades de línea en la unidad del artículo. Y un ensamblaje puede incluir un componente medido, lo que lo convierte en una receta: 250 g de harina por hogaza le dicen a la aplicación cuántas hogazas puede dar todavía el saco. Nuestros ejemplos de panadería, taller y nave de producción recorren los tres casos.
Cuándo no molestarse
Si solo cuentas cosas enteras, deja la unidad como está. Cada uno sigue siendo el valor por defecto y sigue siendo la respuesta correcta para portátiles, sillas, cajas de refresco y cualquier cosa con número de serie. Las unidades de medida existen para el stock que siempre fue incómodo de meter en un conteo, no para complicar los conteos simples.