ABC-analyse: focus op de 20 % van de voorraad die telt
Niet elk artikel op je schap verdient dezelfde aandacht. Sommige producten leggen het grootste deel van je geld vast en zorgen voor het grootste deel van je omzet; andere zijn goedkoop, ruim voorradig en nauwelijks een tweede gedachte waard. De ABC-analyse is een eenvoudige manier om je catalogus te ordenen op hoeveel die er werkelijk toe doet, zodat je je tijd en controles inzet waar ze lonen.
De 80/20-regel, toegepast op je schappen
Het paretoprincipe stelt dat in veel systemen ongeveer 20 % van de input zo’n 80 % van de resultaten oplevert. In voorraad zie je dat duidelijk terug: een klein deel van je artikelen is doorgaans goed voor het overgrote deel van je voorraadwaarde en omzet. De ABC-analyse neemt dat idee en vertaalt het naar drie klassen, zodat je elke klasse anders kunt beheren in plaats van een onderdeel van 400 $ net zo te behandelen als een doos kabelbinders.
Zo voer je een ABC-analyse uit, stap voor stap
- Bereken voor elk artikel de jaarlijkse verbruikswaarde. Dat is het aantal per jaar verbruikte eenheden × de stukkosten. Een onderdeel waarvan je er 50 verkoopt voor 80 $ per stuk heeft een jaarlijkse verbruikswaarde van 4.000 $. Merk op dat dit rangschikt op wat er doorstroomt, en niet alleen op wat eenmalig duur is om te kopen.
- Sorteer de lijst van de hoogste verbruikswaarde naar de laagste.
- Trek de grenzen. Als je de gesorteerde lijst doorloopt, zijn de artikelen die de eerste ~70 tot 80 % van de totale waarde vormen je A-artikelen, de volgende ~15 % zijn B-artikelen, en de laatste ~5 % zijn C-artikelen. Deze percentages zijn vuistregels, geen vaste wetten; pas ze aan je catalogus aan.
Een kort uitgewerkt voorbeeld
Stel dat je tien producten hebt. Nadat je de jaarlijkse eenheden met de stukkosten hebt vermenigvuldigd en gesorteerd, komen de bovenste twee artikelen uit op 4.000 $ en 3.200 $ (samen dus 7.200 $). De volgende drie liggen op ongeveer 1.500 $ in totaal, en de onderste vijf samen komen op zo’n 400 $. Als je totaal rond de 9.100 $ ligt, zijn die bovenste twee artikelen alleen al goed voor ~79 % van de waarde: dat is je klasse A. De middelste drie (~16 %) zijn B, en de onderste vijf (~5 %) zijn C. Twee van de tien artikelen dragen het grootste deel van het gewicht, precies het patroon dat de ABC-analyse zichtbaar moet maken.
Wat je per klasse anders moet doen
- A-artikelen: strakke controles. Stel zorgvuldige bestelpunten in, houd je buffervoorraad krap maar bewust, beheer deze leveranciers van dichtbij en tel ze vaak. Je waardevolste artikelen vaker tellen is de kern van cyclustelling: een paar waardevolle artikelen die elke week worden gecontroleerd, sporen problemen op ver voordat een jaarlijkse telling dat zou doen.
- B-artikelen: gematigde controles. Bekijk ze regelmatig, houd redelijke bestelpunten aan en let op artikelen die richting A-gedrag opschuiven.
- C-artikelen: losse controles. Bestel in grote hoeveelheden om de bestelinspanning te verlagen, houd een comfortabele buffer omdat de voorraadkosten laag zijn, en tel ze zelden. Het doel is om hier bijna geen beheertijd aan te besteden.
Veelvoorkomende valkuilen
Twee fouten duiken keer op keer op. Ten eerste: negeer de C-artikelen niet volledig: ze mogen dan goedkoop zijn, maar een voorraadtekort op een bevestiger van 10 cent kan een klus of een montage alsnog stilleggen, dus houd een buffer aan, ook al let je er niet meer scherp op. Ten tweede: herclassificeer regelmatig. De vraag verschuift, prijzen veranderen, en het C-artikel van vorig jaar kan stilletjes het A-artikel van dit jaar worden. Voer de analyse elk kwartaal of twee opnieuw uit, zodat je controles de werkelijkheid blijven volgen. De ABC-analyse past ook van nature bij de bredere set voorraad-KPI’s die er echt toe doen, want ze laat je zien waar problemen met omloop en nauwkeurigheid het meeste pijn doen.
Waarom dit belangrijk is voor liquiditeit en nauwkeurigheid
In de A-artikelen zit het grootste deel van je vastgelegde werkkapitaal, dus het goed instellen van hun bestelpunten en tellingen maakt de meeste liquiditeit vrij en voorkomt de duurste voorraadtekorten. Het is ook waar voorraadnauwkeurigheid het meest loont: een telfout op een A-artikel vertekent je cijfers veel sterker dan dezelfde fout op een C-artikel.