Cyclustelling of volledige inventarisatie: wat past bij jouw team?
Beide methoden beantwoorden dezelfde vraag (komt onze geregistreerde voorraad overeen met wat er fysiek aanwezig is?), maar ze komen er op heel verschillende manieren. Zo kies je degene die bij je team past, of combineer je beide.
Volledige fysieke inventarisatie
Je telt alles in één keer, meestal op een vaste datum. Dat is grondig en zet een duidelijk referentiepunt, maar betekent doorgaans dat je de activiteiten stillegt en iedereen een dag lang bijeenroept.
- Ideaal voor: jaareinde, kleine catalogi of audits.
- Nadeel: verstorend, zeldzaam, waardoor fouten zich maandenlang verstoppen.
Cyclustelling
Je telt een klein deel van de voorraad volgens een roterend schema, zodat er altijd iets wordt gecontroleerd zonder ooit alles stil te hoeven leggen. Waardevolle of snel roterende artikelen worden vaker geteld.
- Ideaal voor: doorlopende nauwkeurigheid, drukke bedrijven, grotere catalogi.
- Nadeel: vereist wat discipline en een systeem om bij te houden wat wanneer geteld is.
Waarvoor moet je kiezen?
Voor de meeste groeiende teams wint de cyclustelling, want kleine, frequente tellingen ontdekken problemen zolang ze goedkoop op te lossen zijn. Veel bedrijven doen beide: doorlopende cyclustellingen plus één volledige telling per jaar voor de boekhouding.
Maak beide pijnloos
Het lastige aan elke telling is het hebben van een schone referentie terwijl de voorraad blijft bewegen. Maak een snapshot, scan de artikelen om de fysieke tellingen in te voeren, en stem af tegen de bevroren referentie. Voor de stap-voor-stap-handleiding, zie hoe je een voorraadafstemming uitvoert.