Aangepaste velden: leg de details vast die voor je voorraad tellen
De meeste voorraadtools geven je een vast stel kolommen: een naam, een aantal, misschien een prijs. Dat dekt de basis, maar echte voorraad draagt details die die kolommen niet aankunnen. Welk lot is dit? Wanneer verloopt het? Wat is het serienummer, de kleur, de bak waar het ligt? Aangepaste velden laten je precies die details toevoegen, op jouw voorwaarden, zonder je voorraad te wringen in andermans schema. Je kunt ze koppelen op artikelniveau of op eenheidsniveau, afhankelijk van of het feit bij de catalogus-SKU of bij een specifieke voorraadregel hoort.
Wat een aangepast veld echt is
Een aangepast veld is een benoemd stukje informatie dat je aan voorraad koppelt: een veldnaam (zoals “Vervaldatum”) en een waarde (zoals “2027-03”). Je definieert het veld één keer en kunt het hergebruiken in de catalogus, zodat “Vervaldatum” overal hetzelfde betekent. Het is het verschil tussen een gestructureerd detail dat je kunt scannen, sorteren en zoeken, en een zin begraven in een notitieveld.
Artikelniveau vs. eenheidsniveau
Velden op artikelniveau beschrijven het product zelf. Kleur, maat, leverancier-SKU, standaardlocatie: feiten die voor elke eenheid van dat artikel hetzelfde zijn. Velden op eenheidsniveau beschrijven een specifieke voorraadregel of fysieke eenheid. Lotnummer, vervaldatum, ontvangstdatum, conditie: feiten die kunnen verschillen wanneer je meer dan één lot of meer dan één geserialiseerd stuk aanhoudt. Bij het aanmaken van een veld kies je of het geldt voor artikelen, eenheden, of beide.
Wanneer je er een pakt
Als je ooit wilde dat je voorraad “nog één kolom” had, is dat een aangepast veld. Veelgebruikte:
- Lot- of batchnummer (meestal op eenheidsniveau) voor traceerbaarheid en terugroepacties.
- Verval- of ontvangstdatum (meestal op eenheidsniveau) om voorraad om te zetten volgens eerst vervallend, eerst eruit.
- Serienummer (op eenheidsniveau) voor individueel gevolgde, waardevolle artikelen.
- Kleur, maat of variant (op artikelniveau) voor detailhandel en kleding.
- Leverancier-SKU of fabrikantnummer (op artikelniveau) naast je eigen benaming.
- Bak- of schaplocatie (artikel of eenheid) zodat iedereen het snel vindt.
Toevoegen, hergebruiken, tonen
De workflow is bewust eenvoudig. Open een artikel of een eenheid, voeg een aangepast veld toe, geef het een naam en een waarde, en sla op. De volgende keer dat je dat veld nodig hebt, kies je het uit een dropdown van velden die je al gebruikt, zodat je nooit eindigt met “Color,” “colour” en “Colr” die in dezelfde catalogus concurreren.
Houd je velden schoon
- Hergebruik een bestaand veld in plaats van een bijna-dubbele naam te typen.
- Zet catalogusfeiten op het artikel en feiten van de voorraadregel op de eenheid, zodat waarden eerlijk blijven wanneer lots verschillen.
- Promoveer een veld alleen tot kolom als je het vaak scant. De rest leeft in de detailweergave.
- Houd waardeformaten consistent (kies JJJJ-MM voor datums en blijf daarbij) zodat sorteren werkt.
Laat AI het typen doen
Omdat Simple Inventory Management een ingebouwde MCP-server heeft, kun je aangepaste velden ook instellen via chatten. Zeg tegen Claude “zet het lotnummer van de zoutoplossing op L-33027” en hij vult het veld voor je in. Meer daarover in aangepaste velden toevoegen door het aan Claude te vragen.