Aangepaste velden: leg de details vast die voor je voorraad tellen
De meeste voorraadtools geven je een vaste set kolommen: een naam, een aantal, misschien een prijs. Dat dekt de basis, maar echte voorraad draagt details die die kolommen niet kunnen bevatten. Welk lot is dit? Wanneer vervalt het? Wat is het serienummer, de kleur, de locatie waar het artikel ligt? Met aangepaste velden voeg je precies die details toe, op jouw voorwaarden, zonder je voorraad in het schema van iemand anders te dwingen.
Wat een aangepast veld eigenlijk is
Een aangepast veld is een benoemd stukje informatie dat je aan een voorraadartikel koppelt: een veldnaam (zoals “Vervaldatum”) en een waarde (zoals “2027-03”). Je definieert het veld één keer en kunt het bij elk ander artikel hergebruiken, zodat “Vervaldatum” in je hele catalogus hetzelfde betekent. Dat is het verschil tussen een gestructureerd detail dat je kunt scannen, sorteren en doorzoeken, en een zin die begraven ligt in een notitieveld.
Wanneer je ernaar grijpt
Als je ooit hebt gewenst dat je voorraad “gewoon één kolom meer” had, dan is dat een aangepast veld. De meest voorkomende:
- Lot- of batchnummer voor traceerbaarheid en recalls.
- Vervald- of ontvangstdatum om de voorraad volgens eerst vervallend, eerst eruit te draaien.
- Serienummer voor individueel gevolgde, waardevolle artikelen.
- Kleur, maat of variant voor retail en kleding.
- Leveranciers-SKU of fabrikantnummer naast je eigen benaming.
- Magazijn- of schaplocatie, zodat iedereen het snel vindt.
Toevoegen, hergebruiken, tonen
De werkwijze is bewust eenvoudig. Open een artikel, voeg een aangepast veld toe, geef het een naam en een waarde, en sla op. De volgende keer dat je dat veld aan een ander artikel toevoegt, kies je het uit een dropdownlijst van velden die je al gebruikt, zodat je nooit met “Kleur”, “kleur” en “Klr” in dezelfde catalogus zit te concurreren.
Houd je velden schoon
- Hergebruik een bestaand veld in plaats van een bijna identieke naam in te typen.
- Promoveer een veld alleen tot kolom als je het vaak opzoekt. De rest leeft in het artikeldetail.
- Houd waardeformaten consistent (kies JJJJ-MM voor datums en blijf daarbij), zodat het sorteren werkt.
Laat de AI het typen doen
Omdat Simple Inventory Management een ingebouwde MCP-server heeft, kun je aangepaste velden ook in een gesprek instellen. Zeg tegen Claude “stel het lotnummer van de fysiologische zoutoplossing in op L-33027” en het vult het veld voor je in. Meer daarover in aangepaste velden toevoegen door het aan Claude te vragen.