Zo bereken je veiligheidsvoorraad zonder kapitaal vast te leggen
Veiligheidsvoorraad is de extra buffer die je aanhoudt zodat een drukke week of een late levering je niet met lege handen laat staan. Stel het goed in en je vangt de schokken op zonder paniek. Houd te veel aan en je hebt stilletjes kapitaal en schapruimte geparkeerd in voorraad die er gewoon maar ligt. Hier lees je hoe je het dimensioneert vanuit je eigen cijfers.
Wat veiligheidsvoorraad is, en waarom het bestaat
In een perfecte wereld zou de vraag constant zijn en zouden leveranciers altijd op de beloofde dag leveren. In de echte wereld schommelen beide. Veiligheidsvoorraad is het kussen dat twee soorten schommeling afdekt: vraagpieken (een grotere bestelling dan gewoonlijk) en verschuivingen in levertijd (een levering die later aankomt dan beloofd). Het is het verschil tussen een kleine verrassing en een kostbaar tekort. Als je het volledige beeld wilt van wat een tekort daadwerkelijk kost, zie de kosten van een tekort.
De eenvoudige methode
De praktischste formule zet je worstcasecijfers af tegen je gebruikelijke:
Veiligheidsvoorraad = (max. dagverbruik × max. levertijd) − (gemiddeld dagverbruik × gemiddelde levertijd)
- Max. dagverbruik: de drukste enkele vraagdag die je realistisch ziet.
- Max. levertijd: de langste tijd die een leverancier over de levering heeft gedaan, in dagen.
- Gemiddeld dagverbruik: hoeveel stuks je op een normale dag verkoopt of verbruikt.
- Gemiddelde levertijd: het gebruikelijke aantal dagen van bestelling tot aankomst.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel dat een artikel normaal 8 stuks per dag verkoopt, maar op een drukke dag heb je er 14 gezien. Je leverancier doet er meestal 5 dagen over, maar heeft zich uitgerekt tot 9. Vul die in: (14 × 9) − (8 × 5) = 126 − 40 = 86 stuks veiligheidsvoorraad. Dat is de buffer die je gedekt houdt wanneer een drukke periode en een trage levering tegelijk plaatsvinden.
De meer geavanceerde methode (optioneel)
Als je een specifiek beoogd serviceniveau wilt halen, bijvoorbeeld 95 % van de vraagscenario’s afdekken, is er een statistische versie: vermenigvuldig de standaarddeviatie van de vraag met een Z-waarde voor je gekozen serviceniveau. Die is preciezer, maar heeft schone vraaggegevens en wat rekenwerk nodig. De meeste teams redden zich prima door met de eenvoudige methode hierboven te beginnen en pas naar de serviceniveau-aanpak te grijpen zodra de basis op orde is. Seizoensgebonden assortimenten zijn waar dit het meest telt, omdat de vraag daar het hevigst schommelt; zie plannen voor seizoensvraag.
Hoe je overbuffering vermijdt
Veiligheidsvoorraad is niet gratis. Elke eenheid die je “voor het geval dat” aanhoudt, is kapitaal dat je niet elders kunt uitgeven en ruimte die je niet voor sneller draaiende artikelen kunt gebruiken. Het doel is genoeg buffer om reële schommeling af te dekken, geen troostdeken. Haal je max- en gemiddelde cijfers uit de werkelijke historie in plaats van uit je onderbuik: het verbruik uit je transactielog, en de levertijden uit je bestelgeschiedenis bij elke leverancier. Bekijk het daarna elk kwartaal opnieuw, want vraag en levertijden verschuiven. Een artikel dat afgelopen voorjaar een buffer van 86 stuks nodig had, heeft nu misschien de helft daarvan nodig. Veiligheidsvoorraad gaat samen met twee andere beslissingen: wanneer je bijbestelt, behandeld in bestelpunten instellen, en hoeveel je elke keer bestelt, behandeld in de optimale bestelhoeveelheid.
Laat de buffer zichzelf handhaven
Een veiligheidsvoorraadcijfer helpt alleen als iemand ernaar handelt. In plaats van drempels te onthouden, vouw je de buffer in elk artikel: stel een waarschuwingsniveau iets boven je veiligheidsvoorraad in en een kritiek niveau op zijn hoogte. Nu wordt lage voorraad vanzelf geel, dan rood, en bouwt je bestellijst zichzelf op in plaats van te vertrouwen op een schaprondje.