Instantanés d’inventaire
Un instantané fige un relevé des comptages et des valeurs de chaque article à un instant donné. C’est votre point de référence pour les audits et la réconciliation : un « voici ce que nous pensions avoir » bien net, contre lequel vous pouvez toujours recompter.
Ouvrir votre tableau de bordCe qu’est un instantané
Votre inventaire en direct bouge sans cesse, les comptages changeant à mesure que vous réceptionnez, envoyez et fabriquez. Un instantané capture une copie figée des comptages Stock, Réception, Envoi, Endommagé et de la valeur de chaque article au moment où vous le prenez. Cette copie figée ne change jamais, même quand vos chiffres en direct continuent de bouger, ce qui est exactement ce qui la rend utile pour vérifier votre travail plus tard.
Pourquoi en prendre un
- Audits périodiques : un relevé mensuel, trimestriel ou de fin d’année de l’état des choses.
- Réconciliation : comparez un comptage physique à ce que le système pensait que vous aviez, et enquêtez sur les écarts (démarque, erreurs de comptage, vol, casse).
- Historique : revenez sur l’évolution du stock et de la valeur d’inventaire dans le temps.
Prendre un instantané
- Dans la section Instantanés d’inventaire, cliquez sur Nouvel instantané.
- Donnez-lui un Libellé que vous reconnaîtrez plus tard, par exemple « Janvier », « Trimestre 1 » ou « Fin d’année 2026 ».
- Ajoutez des notes si vous voulez du contexte (qui a compté, tout élément inhabituel), puis Enregistrer.
L’instantané enregistre la date et l’heure ainsi que le membre d’équipe qui l’a pris, puis stocke l’ensemble des comptages par article tels qu’ils étaient à cet instant.
Consulter un instantané
Ouvrez un instantané depuis la liste pour voir l’inventaire figé qu’il a capturé : chaque article avec les comptages et les valeurs qu’il détenait à ce moment. Parce qu’il ne bouge pas, vous pouvez faire un comptage physique aujourd’hui et le comparer ligne par ligne à l’instantané pour trouver exactement où la réalité et les enregistrements divergent.
Une routine de réconciliation simple
- Prenez un instantané pour figer les comptages système actuels.
- Effectuez un comptage physique des étagères.
- Comparez le comptage physique à l’instantané et notez les différences.
- Corrigez les comptages en direct dans l’inventaire (utilisez Modifier pour fixer le nombre exact) afin que le système corresponde de nouveau à la réalité.
- Conservez l’instantané comme piste d’audit de ce qui a été constaté et quand.