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Instantáneas de inventario

Una instantánea congela un registro de los conteos y los valores de cada artículo en un momento dado. Es su punto de referencia para las auditorías y la reconciliación: un «esto es lo que creíamos tener» bien nítido, contra el cual siempre puede volver a contar.

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Qué es una instantánea

Su inventario en vivo se mueve constantemente, y los conteos cambian a medida que usted recepciona, envía y fabrica. Una instantánea captura una copia congelada de los conteos Stock, Recepción, Envío, Dañado y del valor de cada artículo en el momento en que la toma. Esa copia congelada nunca cambia, aunque sus cifras en vivo sigan moviéndose, que es exactamente lo que la hace útil para verificar su trabajo más tarde.

Por qué tomar una

  • Auditorías periódicas: un registro mensual, trimestral o de fin de año de cómo estaban las cosas.
  • Reconciliación: compare un conteo físico con lo que el sistema creía que usted tenía, e investigue las diferencias (merma, errores de conteo, robo, roturas).
  • Historial: repase cómo han evolucionado el stock y el valor del inventario con el tiempo.

Tomar una instantánea

  1. En la sección Instantáneas de inventario, haga clic en Nueva instantánea.
  2. Póngale una Etiqueta que reconozca más tarde, por ejemplo «Enero», «Trimestre 1» o «Fin de año 2026».
  3. Agregue notas si quiere contexto (quién contó, cualquier cosa fuera de lo común), y luego Guarde.

La instantánea registra la fecha y la hora así como el miembro del equipo que la tomó, y luego almacena el conjunto de los conteos por artículo tal como estaban en ese instante.

La lista de instantáneas de inventario que muestra instantáneas fechadas y etiquetadas como Conteo cíclico Bahía 4 y Auditoría trimestral.
Sus instantáneas, cada una con una fecha y una etiqueta que usted elige, formando un rastro de auditoría continuo.

Consultar una instantánea

Abra una instantánea desde la lista para ver el inventario congelado que capturó: cada artículo con los conteos y los valores que tenía en ese momento. Como no se mueve, puede hacer un conteo físico hoy y compararlo línea por línea con la instantánea para encontrar exactamente dónde divergen la realidad y los registros.

También puede ver las instantáneas en el otro sentido: abra un artículo de inventario y su sección Instantáneas muestra cómo se presentaban los conteos de ese solo artículo en cada instantánea que tomó.
Una instantánea abierta que muestra el miembro del equipo, la fecha y la hora, y una tabla congelada de los conteos y el valor de cada artículo en ese momento.
Dentro de una instantánea: un registro congelado, línea por línea, contra el cual volver a contar más tarde.

Una rutina de reconciliación simple

  1. Tome una instantánea para congelar los conteos actuales del sistema.
  2. Realice un conteo físico de los estantes.
  3. Compare el conteo físico con la instantánea y anote las diferencias.
  4. Corrija los conteos en vivo en el inventario (use Modificar para fijar el número exacto) para que el sistema vuelva a coincidir con la realidad.
  5. Conserve la instantánea como rastro de auditoría de lo que se constató y cuándo.
Lea también: Vista general de las instantáneas, cómo llevar a cabo una reconciliación de stock, y el conteo cíclico.

Otras secciones: Inventario · Ensamblajes · Pedidos · Equipo

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