Voorraadbeheer voor restaurants en bars
In de horeca is de marge dun en lekt ze weg. Een paar procent verspilling, een beetje te veel bestellen, een kist wijn die verdwijnt: elk daarvan maakt het verschil tussen een winstgevende week en een vlakke. De oplossing is geen grotere spreadsheet. Het is een kleine set gewoontes die je tellingen eerlijk en je bestellingen juist gedimensioneerd houden. Als je een koffiezaak of café runt, gelden dezelfde ideeën met een nadruk op bederfelijke waar in onze voorraadgids voor cafés.
Stel een par-niveau in voor elk belangrijk artikel
Een par-niveau is de doelhoeveelheid die je op voorraad wilt hebben vóór de volgende levering. Alles onder par is een bijbestelling. Het is het horecawoord voor een bestelpunt: je hoeft niet te weten dat je precies 9 flessen huiswijn rood hebt, je moet weten dat je onder de 12 zit die nodig zijn om door een vrijdag en zaterdag te komen. Stel een par in voor elke hardloper aan beide kanten van de kaart: eiwitten, verse waren, zuivel, droge waren, bieren, wijnen en je basissterke drank.
Sla die op als waarschuwings- en kritieke niveaus per artikel zodat het systeem ze voor je markeert, en ze op de bestellijst belanden in plaats van in het hoofd van een manager te leven.
Tel volgens een schema, niet in paniek
Een gigantische maandelijkse inventarisatie is al verouderd tegen de tijd dat je hem afrondt. Een snelle wekelijkse telling van je belangrijke artikelen (of een telling vlak voor elke bestelling) is sneller en veel nuttiger. Zonder komen te zitten van een uithangbordgerecht of een populair tapbier kost je gasten en goodwill: tel dus de dingen die het meeste pijn doen als ze op zijn. Doe een cyclustelling van je dure artikelen, dure stukken vlees, premiumsterke drank en alles wat makkelijk verloren gaat, vaker dan van het goedkope spul.
Roteer voorraad zodat er niets in het schap sterft
Bederfelijke waar volgt first-in-first-out, en alles met een datum volgt first-expiry-first-out: het artikel dat het eerst bederft, wordt als eerste gebruikt, ongeacht wanneer het is aangekomen. Dateer je voorraad en roteer hem bij binnenkomst zodat de achterkant van de koelcel geen kerkhof wordt. Meer over de methodes in FIFO, LIFO en FEFO.
Houd verspilling en bederf bij
Bedorven verse waar, te veel voorbereide dagschotels, gevallen borden, een fust dat de hele avond schuimde: dat is echte voorraad die zonder verkoop verdwijnt. Registreer het. Als je ziet dat een bepaald artikel elke week in de prullenbak belandt, kun je de bestelling aanpassen, de voorbereidings-par bijstellen of de voorbereiding corrigeren die dit veroorzaakt.
Verspilling is ook de helft van het plaatje van de foodcost. Conceptueel is het foodcost-percentage de kosten van de goederen die je daadwerkelijk hebt gebruikt over een periode gedeeld door de verkopen die die goederen hebben opgeleverd. Nauwkeurig tellen en verspilling registreren is wat dat getal om te beginnen betrouwbaar maakt.
De bar heeft zijn eigen regels
Achter de bar is portioneren alles: een gulle vrije schenk verandert stilletjes een fles voor 25 drankjes in een fles voor 20 drankjes en je marge gaat mee. Gebruik maatbekers of gecontroleerde schenkingen, en tel je hoogwaardige sterke drank nauwkeurig en vaak. Een achterbar vol premiumflessen is een hoop geld dat in een schap ligt: behandel het dus als de dure voorraad die het is, en weeg of tel in tienden geopende flessen in plaats van ze met het oog in te schatten.
Koppel het bestellen aan je leveranciers
Zodra par-niveaus en tellingen eerlijk zijn, wordt bestellen op de beste manier saai. Verander wat onder par ligt in een bestelling aan de juiste leverancier, en laat de voorraad binnenstromen wanneer de levering wordt ontvangen zodat je tellingen zichzelf bijwerken. Zie hoe dat verloopt in bestellingen en ontvangst.
Dit alles beschermt je liquiditeit, niet alleen het magazijn. Voorraad die je niet nodig hebt, is geld dat je niet kunt uitgeven, en dat is de kern van werkkapitaal.