Maak kennis met Simple Inventory 2.0: een werkruimte die past bij uw werkdag
Simple Inventory helpt teams al sinds 2019 hun voorraad bij te houden. In die jaren is de app functie voor functie gegroeid: bestellingen, assemblages, momentopnames, Single Sign-On, AI-toegang, maateenheden. Elk daarvan was op zichzelf nuttig, maar samen waren ze de pagina waarop ze stonden ontgroeid. Te veel zat een menu of twee verderop, en op een telefoon was een deel ervan nauwelijks te bereiken.
Simple Inventory 2.0 lost dat op. Het is de grootste update die de app ooit heeft gehad, en hij staat vanaf vandaag voor elk account klaar. U hoeft niets te installeren, te migreren of helemaal opnieuw te leren: uw artikelen, geschiedenis, QR-labels en AI-koppelingen gaan allemaal gewoon mee.
Een werkruimte in plaats van één lange pagina
Elk bedrijf opent nu op een Overzicht. Dat beantwoordt de vragen waarvoor u de app opent: wat uw voorraad waard is, welke artikelen aandacht vragen, welke bestellingen nog openstaan en wat er onlangs is veranderd. Elke regel is een link, dus “3 artikelen vragen aandacht” brengt u direct naar die drie artikelen.
Al het andere staat in één zijbalk, gegroepeerd in “Bedrijfsvoering”, “Bedrijf” en “Meldingen en integraties”. Elk onderdeel begint met een korte uitleg van waar het voor dient en een link Help naar een eigen artikel, zodat u nooit hoeft te raden wat “Momentopnames” of “Assemblages” betekent voordat u het probeert. De gids voor de werkruimte loopt alles stap voor stap door.
Op telefoons en tablets wordt de zijbalk een rij snelle tegels voor Overzicht, Voorraad en Bestellingen, met aantallen erop, plus een keuzelijst voor alle andere onderdelen. Wat u op de werkvloer doet, is één tik verwijderd.
Scannen met de telefoon in uw broekzak
Tik in Voorraad op Scannen en richt de camera van uw telefoon op een QR-label of een barcode. Bestaat het artikel al, dan opent het. Bestaat het nog niet, dan kunt u het aanmaken met die barcode al ingevuld, wat het inrichten van een nieuwe plank een stuk sneller maakt. Een USB- of Bluetooth-scanner werkt ook: scan gewoon rechtstreeks in het zoekvak. Er is een nieuwe optionele kolom Barcode / SKU als u de codes in de tabel wilt zien. Twijfelt u welk soort code u moet printen? Lees barcode vs QR-code.
Voorraadwijzigingen waar u later nog op kunt vertrouwen
Voorraad aanpassen doet u het vaakst, dus daar is de meeste aandacht naartoe gegaan. Het venster “Aanpassen” / “Exact instellen” toont nu het nieuwe totaal voordat u het toepast, laat weten wanneer een wijziging een artikel naar “Laag” of “Kritiek” brengt, en weigert een wijziging die de voorraad onder nul zou brengen. U kunt een optionele reden toevoegen (“beschadigd bij levering”, “gebruikt voor de klus bij De Vries”), en die wordt naast het getal opgeslagen in de geschiedenis van het artikel. Over zes maanden spreekt die regel nog steeds voor zich.
Sluit u per ongeluk een half ingevuld formulier, dan vraagt de app het eerst voordat uw wijzigingen worden weggegooid. En de Terug-knop van de browser sluit nu een open venster in plaats van de pagina te verlaten.
Meldingen bij lage voorraad per e-mail, naast Teams
Meldingen bij lage voorraad gingen tot nu toe alleen naar Microsoft Teams. In 2.0 kunnen ze ook per e-mail naar een willekeurige lijst adressen, of naar allebei. Voor elk kanaal gelden dezelfde meldingstypen. Net als voorheen gaan meldingen af, hoe de wijziging ook tot stand kwam: in de app, via een CSV-import of door een AI-assistent. De gids voor meldingen bij lage voorraad legt uit hoe u ze instelt.
Productie in één stap vastleggen
Maakt u producten uit onderdelen, dan doet Productie opslaan bij een assemblage de administratie voor u. Vul in hoeveel u er heeft gemaakt en u ziet vooraf precies wat er van de voorraad afgaat. Daarna worden de onderdelen afgeboekt en wordt het eindproduct bij zijn eigen artikel opgeteld, alles in één stap, met een geschiedenisregel bij elk artikel dat erbij betrokken was. Komt u een onderdeel tekort, dan meldt de app dat en verandert er niets, zodat u nooit met een halve productie in uw cijfers komt te zitten. Zie de gids voor assemblages.
Rapporten, leveranciers en uw team krijgen een eigen pagina
- Rapporten is nu een eigen onderdeel: voorraadwaardering, lage voorraad en transactiegeschiedenis, eventueel beperkt tot een periode. Ook de exports voor QuickBooks Online en Xero vindt u daar (meer in export naar de boekhouding).
- Leveranciers hebben een pagina waar u kunt toevoegen, bewerken en nakijken bij wie u inkoopt, klaar voor inkooporders.
- Teamleden laat zien wie er lid is geworden en wiens uitnodiging nog openstaat, met een knop om die opnieuw te versturen.
- Aangepaste velden beheert u op één plek in Bedrijfsinstellingen, in plaats van per artikel.
Kleinere dingen die u zult opmerken
- Een filter Vraagt aandacht in Voorraad toont alleen de artikelen die op of onder hun waarschuwingsniveau zitten.
- Voorraad in Ontvangst of Verzending die bij geen enkele open bestelling hoort, wordt gemarkeerd, zodat getallen die van uw bestellingen zijn afgedreven opvallen.
- Nabestelsuggesties gebruiken het waarschuwingsniveau van een artikel als er geen bestelpunt is ingesteld, zodat meer artikelen een suggestie krijgen zonder extra instellingen.
- De CSV-import accepteert nu ook barcodes, nabestelinstellingen en leveranciers.
- Artikelen, assemblages en momentopnames hebben hun eigen links, zodat u een collega direct kunt doorsturen naar waar u zelf naar kijkt.
Wat hetzelfde blijft
Uw gegevens, uw geschiedenis en uw instellingen blijven onaangeroerd. QR-labels die u al heeft geprint, openen nog steeds het juiste artikel. De ingebouwde MCP-server werkt precies zoals voorheen, dus Claude en andere assistenten houden hun toegang. Maateenheden, Single Sign-On, momentopnames en bestellingen werken allemaal zoals u al gewend bent.